O formato econômico atual promove um comportamento de alto turn-over, ou seja, a rotatividade excessiva de funcionários, que se tornou uma realidade em departamentos de muitas empresas, e consequentemente dificulta (e muito) a gestão e o alcance de metas. Isso porque, cada vez que um colaborador deixa o time, é preciso iniciar todo um processo de busca por um substituto, investir novamente no treinamento dessa mão de obra e ainda esperar pelo tempo de “familiarização” com os processos internos.
Além de tudo isso, a rotatividade das equipes ainda pode gerar outro problema muito grave: a perda de informações e de conhecimentos que estavam apenas na mente do funcionário que saiu da empresa. E resolver essa situação nem sempre é uma tarefa simples para muitos gestores.
Você se viu na realidade acima? Então continue a leitura e veja as dicas que separamos para lidar com essa situação de uma maneira mais eficiente e evitar perder conhecimentos importantes sobre seus processos devido à rotatividade dos seus funcionários.
1- Invista no Gerenciamento de Processos de Negócios
O Gerenciamento de Processos de Negócios, também conhecido como BPM (do inglês, Business Process Management) funciona de maneira a automatizar todos os seus processos internos, melhorando o controle dos gestores e ainda aumentando a produtividade.
Na prática, esse serviço oferece um workflow dos processos, integrando vários sistemas e tecnologias que a empresa tem disponível, tornando a comunicação mais fluida e integrada entre os setores do seu negócio. Essa prática favorece a aderência a padrões e conformidades.
Essa tecnologia permite que os processos, suas atividades e papeis das pessoas, possam ser claramente definidos e controlados pelo sistema. Os processos passam a funcionar de forma mais autônoma e com informações mais claras e acessíveis.
Isso significa que, se somente um dos seus funcionários têm um método inovador de fazer algo, essa ideia e prática serão absorvidas pela empresa e compartilhadas com todos os times envolvidos – reduzindo as chances de que, quando esse colaborador deixar a empresa, o processo fique desfalcado pela falta dos conhecimentos que apenas ele possuía.
Além disso, o BPM ainda pode trazer muitas outras vantagens para o seu negócio, como:
• aumento da produtividade, já que é possível controlar prazos e a execução das tarefas, evitando atrasos ou que as equipes se envolvam em tarefas não prioritárias;
• maior controle administrativo, graças a emissão constante de relatórios e acesso rápido a diversos tipos de informações, permitindo que os gestores saibam o que está sendo feito e por quem, com previsões realistas do término de cada etapa;
• redução de custos, já que suas equipes se tornarão mais eficientes, reduzindo a necessidade de mão de obra, horas extras e outros encargos que aumentam o seu financeiro;
• transparência em todos os processos, pois todos os membros do time têm acesso as informações essenciais, tornando as suas equipes mais integradas e motivadas;
• possibilidade de integração com outros sistemas e tecnologias já usados pela sua empresa, garantindo uma integridade total das informações, evitando perda de dados ou de conhecimento.
2- Faça o Gerenciamento do Conteúdo Corporativo
Outra solução muito interessante e que pode ajudar no compartilhamento das informações com todos os membros da equipe é o Gerenciamento do Conteúdo Corporativo, também chamado de ECM (do inglês, Enterprise Content Management).
Esse tipo de serviço permite que a empresa organize e arquive conteúdos e documentos ligados a todos os processos do seu negócio, facilitando o acesso a quaisquer informações, no momento em que você precisar e onde você estiver.
Novamente, você reduz o empoderamento do seu funcionário sobre as informações cruciais para o seu negócio, colocando-as a disposição de todos que possam precisar desses dados. Isso promove o conceito de continuidade do negócio e dos seus processos, mesmo com a mudança de times e equipes.
Na prática, esse serviço permite que você entenda quais informações e documentos são efetivamente relevantes para o seu dia a dia e as formas mais adequadas de armazenamento. Se existem dados que precisam ser constantemente acessados pelas suas equipes externas, os mesmos podem ficar armazenados em nuvem, sendo facilmente acessados tanto pelos computadores da sua empresa, como via mobile. Isso evita que dados críticos de seu negócio fiquem perdidos em pen-drives, dispositivos ou aplicativos de uso pessoal.
Outro exemplo, em hospitais, que tem uma alta demanda de dados e informações dos pacientes, todos esses podem ficar em um arquivo digital, permitindo que, quando esse paciente retornar para um novo atendimento, todas as informações prévias, como exames realizados, doenças tratadas, alergias a medicamentos, entre outros, estejam facilmente disponíveis e possam ser acessados de modo rápido e simples por qualquer membro da equipe médica.
Essa mesma solução pode ser usada em diversos tipos, ramos e portes de empresas, facilitando o acesso a informações e dados e simplificando os processos, reduzindo a necessidade do arquivo físico e de burocracias complexas.
3- Invista em soluções tecnológicas específicas para a sua empresa
A tecnologia veio para contribuir (e muito) com a gestão das empresas, transformando radicalmente a forma como são administradas, como fazem negócios e promovendo inovações que permitiram trabalhar de formas que não eram possíveis anteriormente. O avanço tecnológico promove também um ciclo de melhoria contínua de processos, que ajudam as empresas a reduzir custos e operar em maior escala.
As empresas que sobreviveram a crises sucessivas foram aquelas que demonstraram capacidade de inovar em seus processos e modelos de gestão, revertendo essas mudanças como valor para o negócio. Continuamente, são criados vários tipos de soluções que podem ser aderentes às mais variadas demandas que o seu negócio pode ter.
Soluções inovadoras podem conferir um salto estratégico ou operacional que poderá diferenciar o seu negócio dos concorrentes, seja em valor percebido no serviço, custos operacionais reduzidos, novos serviços, capacidade de escala, prazos menores, política comercial sob demanda, entre outras.
Em termos reais, a tecnologia permite automatizar processos e oferece meios para a administração do negócio por meio de indicadores. O uso de tecnologias emergentes como a inteligência artificial e a computação cognitiva permitem que as máquinas aprendam sobre o seu negócio, que permite uma melhor compreensão das tendências na evolução de indicadores, compreensão de acervos de documentos e até a automação de canais de atendimento ao cliente com o uso de chatbots capazes de interpretar linguagem natural.
Essas ferramentas, aliadas a processos claramente definidos e instrumentos de gestão do conhecimento, cria meios para que se promova uma cultura de engajamento (veja a próxima dica), que favorece que todos os membros compreendam seus papeis e contribuam com seus conhecimentos, documentando todas as ações e evitando que informações importantes acabem sendo perdidas. Investir em tecnologia pode ser o diferencial que falta para tornar a sua gestão mais eficiente e evitar que a rotatividade de funcionários interfira nas suas rotinas administrativas.
4- Crie uma política empresarial de colaboração
Claro que todas essas são soluções importantes, mas não são suficientes se você, como gestor, não pensar em políticas empresariais que favoreçam a comunicação e a colaboração dos seus funcionários. É preciso que a sua cultura empresarial seja de troca de conhecimentos e de integração dos membros da equipe, promovendo uma cultura de engajamento, que cria um ambiente seguro e favorável a essa participação.
O paradigma do “fantasma da demissão” ainda faz com que funcionários retenham e criem repositórios de informação sob seus escopos de autoridade, que lhes dão uma falsa sensação de segurança e estabilidade em seus cargos. Novos projetos de tecnologia, mal comunicados, que anunciam automações, podem também gerar insegurança pelo medo do funcionário ser substituído por uma máquina.
Projetos de automação podem liberar funcionários de atividades essencialmente operacionais, abrindo oportunidades para que eles atuem em assuntos mais estratégicos, que revertem maior valor para o negócio. Isso foi o mesmo que aconteceu com as ondas de terceirizações nos anos anteriores.
Não adianta contar com sistemas modernos, se os colaboradores não se sentem à vontade a dar novas ideias e sugestões ou a propor novos métodos e procedimentos. Crie um ambiente que favoreça a comunicação e a integração e também que ajude a reduzir o alto turn-over, evitando os problemas trazidos por essa situação, melhorando os seus benefícios, treinando a sua mão de obra e melhorando o clima organizacional.
Como você pode notar, existem muitas soluções que garantem que o conhecimento dos seus colaboradores serão bem aproveitados dentro da sua empresa, evitando que ele se perca caso seus times sejam renovados. Mas, para isso, é essencial que você como gestor favoreça essa troca de conhecimentos e tente criar um ambiente agradável para todos, motivando seus funcionários a contribuírem com a sua empresa.
Gostou desse conteúdo? Ainda tem alguma dúvida sobre o tema? Converse com a gente!