Ficar de olho nas tendências e tecnologias é fundamental para se renovar no mercado. Mas, em meio ao universo de soluções disponíveis para empresas de todos os segmentos, existe uma que se destaca quando o assunto é levar as organizações ao próximo nível: o ECM.

Saiba mais sobre a tecnologia e como implementá-la a partir de agora!

Gestão de documentos rápida e eficaz com ECM

O software de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (ECM) permite que as empresas tenham controle do fluxo completo de cada documento. A tecnologia possui ferramentas que promovem o reconhecimento, a estruturação e a classificação de conteúdos de texto, vídeo e áudio, dentre outros formatos, com máxima eficiência. Na prática, isso significa que encontrar qualquer documento digitalizado - ou que já nasceu digital, como uma troca de e-mails ou notas fiscais emitidas no sistema da empresa - fica muito mais fácil. Além disso, o ECM evita a perda ou extravio de arquivos.

Como consequência da inovação do sistema, as empresas têm redução de custos, aumento da produtividade e muito mais eficiência - não apenas na hora de encontrar algum documento, mas em aspecto estratégico como um todo.

Desafios da implantação do ECM

Embora a solução seja benéfica em diversos sentidos, existem alguns entraves que podem dificultar a implantação desse novo conhecimento em uma empresa. Nas empresas de médio e grande porte, por exemplo, destacam-se, entre esses fatores, as diferenças culturais; a estratégia inadequada para a implantação; a cultura desfavorável na organização; o excesso de verticalização e centralização na hierarquia da empresa; a liderança fraca e a falta de apoio dos gestores; e, por fim, o medo de compartilhar o conhecimento.

Deste modo, para que a gestão de documentos seja colocada em prática, de fato, é fundamental que o objetivo de implantação receba suportes que vão além da tecnologia. Ou seja, a iniciativa deve começar pela liderança, responsável por engajar a equipe no projeto. Em seguida, o método e software devem estar integrados à cultura, ao clima e ao contexto empresarial. Áreas operacionais e de Tecnologia da Informação devem trabalhar juntas para que o ECM funcione corretamente e para que a companhia obtenha os benefícios que o sistema pode oferecer.

Uma forma de facilitar a gestão desse conhecimento, nesse caso, implantando o ECM, é contar com o auxílio de especialistas no assunto.

Tecnologia especializada que garante alta competitividade

A implantação do ECM é rápida e prática, mas, para trazer resultados efetivos para a empresa, deve ser feita por uma empresa especialista no assunto. Afinal, a companhia especializada no software de gestão de arquivos pode orientar toda a equipe quanto ao uso da ferramenta da melhor forma, além de personalizar o software de acordo com as necessidades mais específicas de cada organização, trazendo ferramentas que ajudem-na a localizar os dados mais relevantes para seu dia a dia.

A NeoCognitiva é especialista em ECM e desenvolve soluções customizadas para que as empresas tenham uma gestão de documentos com máxima eficácia no cotidiano e possam atuar de forma estratégica para crescer cada vez mais. Quer saber como o sistema pode ajudar sua empresa a ser mais competitiva? Solicite uma demonstração gratuita!