No dia a dia de uma empresa, é comum que os profissionais tenham de lidar com vários documentos que demandam atenção para nenhuma falha ser cometida. Além disso, gerenciar documentos de uma empresa, como um contrato, vai exigir a participação, análise e assinatura, muitas vezes, de mais de uma pessoa.

Inclusive, não é uma atividade exclusiva de apenas um setor da empresa, mas também pode envolver diversas áreas. Por isso, é necessário meios eficientes de gerenciar os documentos, como os contratos, para uma boa gestão e produtividade de todos os processos. Pensando nisso, a tecnologia pode ajudar muito, facilitando esse processo de gestão de contratos, assim como a assinatura deles. Veja a seguir alguns dos benefícios da gestão eletrônica de documentos, além de entender sobre qual tecnologia a sua empresa poderá usar nesta tarefa.

Gerenciando contratos digitais

Dentre as diversas mudanças e transformações que toda empresa enfrenta, uma delas é o uso expansivo do gerenciamento de documentos pelo meio digital. Ou seja, a aposta em tecnologias de gerenciamento em empresas vem crescendo, justamente porque facilita bastante a tarefa de lidar com documentos e até com o atendimento.

E isso se aplica também com a gestão de contratos.
Isso porque, uma nova realidade é o uso dos contratos digitais. No entanto, mesmo sendo diferente, não se torna desafiador, visto que há tecnologias avançadas e que auxiliam no gerenciamento desses novos tipos de contratos de forma segura, além de facilitar a assinatura deles também pelas partes envolvidas.

Benefícios do gerenciamento eletrônico de contratos

São diversos os benefícios do gerenciamento eletrônico de contratos por uma empresa:

• Redução de custos;
• Otimização do tempo;
• Economia de espaço;
• Segurança da informação;
• Facilidade de acesso e centralização dos contratos em único banco de dados;
• Maior agilidade dos processos;
• Recuperação de históricos;
• Assinatura eletrônica;
• Gestão de prazos e data de vencimento;
• Controle de versões

Veja que são inúmeras as vantagens e vamos focar aqui três para te explicar: recuperação de históricos, assinatura eletrônica, gestão de prazos e data de vencimento e versionamento.

Recuperação de históricos

É possível, com o gerenciamento eletrônico, recuperar versões antigas de documentos e contratos de uma empresa. Além disso, pode servir para recuperar cotações, aquisição de bens ou serviços ou auditar a escolha de um fornecedor.

Assinatura eletrônica

Quando falamos sobre contratos, imediatamente sabemos que será necessário a assinatura das partes envolvidas no processo. Por isso, a assinatura digital e a certificação digital também possibilitam que os documentos tramitem e estejam em vigor de forma digital. Além disso, apesar de ser de forma digital, continua existindo o reconhecimento de todas as partes envolvidas no processo.

Gestão de prazos e data de vencimento

Gerir prazos e lidar com datas de vencimento de contratos pode ser facilitado pelo gerenciamento eletrônico. Dessa forma, você não corre o risco de ser forçado a renovar condições apresentadas a todo momento, além de não correr o risco de atrasar a aprovação necessária.

Inclusive, com um gerenciamento eletrônico, você não corre o risco de atrasar pagamento de fornecedores ou cumprir alguma obrigação contratual, evitando multas, juros e até cancelamentos.

Controle de versões

Às vezes, um único contrato pode ter várias versões até ser finalizado, sendo que todas as suas partes envolvidas devem aceitar as condições. Assim, com o uso do ECM( sistema de gerenciamento de conteúdo) a sua empresa pode ter o controle de todas as versões dos contratos, como também possibilita recuperar versões antigas para ter referência do que já foi feito ou o que já está acordado. E por falar em ECM, vamos te mostrar como ele facilita a tarefa de gerenciar documentos de forma digital. Olha só a seguir.

Usando o ECM para gerenciar contratos digitais

Uma empresa, ao usar contratos digitais, precisa também pensar em softwares para tornar a tarefa mais prática. Uma das opções mais viáveis e seguras é justamente com o uso do ECM . Ele, além de gerenciar documentos de uma empresa, consegue ser usado para a assinatura digital de documentos ou contratos empresariais. Além dos demais benefícios que essa tecnologia apresenta e que vem, cada vez mais, conquistando espaço no mercado.

ECM: tecnologia que veio para ficar

Sabendo que o ECM é uma solução viável para gerenciar contratos digitais, você precisa conhecer algumas das suas vantagens que ainda não citamos neste artigo:

• Pouco risco de perda de documentos
• Uso do papel reduzido na empresa, conscientizando os colaboradores sobre a Importância da redução de resíduos para o meio ambiente
• Permite armazenar os documentos em nuvem, ampliando a segurança dos arquivos e mantendo um acesso compartilhado com máxima praticidade

Agora que você conhece um pouco mais sobre a facilidade em usar o ECM para gestão eletrônica de contratos, além de ser útil para recolher a assinatura digital, não deixe de apostar nessa tecnologia que vem ganhando espaço no mercado.

Ficou interessado(a) em conhecer mais sobre como o ECM pode ajudar a sua empresa com os contratos digitais? Fale com um de nossos especialistas, entre em contato agora mesmo com a NeoCognitiva!