No dia a dia de uma empresa, é comum que os profissionais tenham de lidar com vários documentos que demandam atenção para nenhuma falha ser cometida. Além disso, gerenciar documentos de uma empresa, como um contrato, vai exigir a participação, análise e assinatura, muitas vezes, de mais de uma pessoa.
Inclusive, não é uma atividade exclusiva de apenas um setor da empresa, mas também pode envolver diversas áreas. Por isso, é necessário meios eficientes de gerenciar os documentos, como os contratos, para uma boa gestão e produtividade de todos os processos.
Pensando nisso, a tecnologia pode ajudar muito, facilitando esse processo de gestão de contratos, assim como a assinatura deles.
Veja a seguir alguns dos benefícios da gestão eletrônica de documentos, além de entender sobre qual tecnologia a sua empresa poderá usar nesta tarefa.
Gerenciando contratos digitais
Dentre as diversas mudanças e transformações que toda empresa enfrenta, uma delas é o uso expansivo do gerenciamento de documentos pelo meio digital.
Ou seja, a aposta em tecnologias de gerenciamento em empresas vem crescendo, justamente porque facilita bastante a tarefa de lidar com documentos e até com o atendimento.
E isso se aplica também com a gestão de contratos.
Isso porque, uma nova realidade é o uso dos contratos digitais.
No entanto, mesmo sendo diferente, não se torna desafiador, visto que há tecnologias avançadas e que auxiliam no gerenciamento desses novos tipos de contratos de forma segura, além de facilitar a assinatura deles também pelas partes envolvidas.
Benefícios do gerenciamento eletrônico de contratos
São diversos os benefícios do gerenciamento eletrônico de contratos por uma empresa:
- Redução de custos;
- Otimização do tempo;
- Economia de espaço;
- Segurança da informação;
- Facilidade de acesso e centralização dos contratos em único banco de dados;
- Maior agilidade dos processos;
- Recuperação de históricos;
- Assinatura eletrônica;
- Gestão de prazos e data de vencimento;
- Controle de versões
Veja que são inúmeras as vantagens e vamos focar aqui três para te explicar:
recuperação de históricos, assinatura eletrônica, gestão de prazos e data de vencimento e versionamento.
Recuperação de históricos
É possível, com o gerenciamento eletrônico, recuperar versões antigas de documentos e contratos de uma empresa. Além disso, pode servir para recuperar cotações, aquisição de bens ou serviços ou auditar a escolha de um fornecedor.
Assinatura eletrônica
Quando falamos sobre contratos, imediatamente sabemos que será necessário a assinatura das partes envolvidas no processo. Por isso, a assinatura digital e a certificação digital também possibilitam que os documentos tramitem e estejam em vigor de forma digital.
Além disso, apesar de ser de forma digital, continua existindo o reconhecimento de todas as partes envolvidas no processo.
Gestão de prazos e data de vencimento
Gerir prazos e lidar com datas de vencimento de contratos pode ser facilitado pelo gerenciamento eletrônico. Dessa forma, você não corre o risco de ser forçado a renovar condições apresentadas a todo momento, além de não correr o risco de atrasar a aprovação necessária.
Inclusive, com um gerenciamento eletrônico, você não corre o risco de atrasar pagamento de fornecedores ou cumprir alguma obrigação contratual, evitando multas, juros e até cancelamentos.
Controle de versões
Às vezes, um único contrato pode ter várias versões até ser finalizado, sendo que todas as suas partes envolvidas devem aceitar as condições. Assim, com o uso do
ECM( sistema de gerenciamento de conteúdo) a sua empresa pode ter o controle de todas as versões dos contratos, como também possibilita recuperar versões antigas para ter referência do que já foi feito ou o que já está acordado.
E por falar em ECM, vamos te mostrar como ele facilita a tarefa de gerenciar documentos de forma digital. Olha só a seguir.
Usando o ECM para gerenciar contratos digitais
Uma empresa, ao usar contratos digitais, precisa também pensar em softwares para tornar a tarefa mais prática.
Uma das opções mais viáveis e seguras é justamente com o uso do ECM . Ele, além de gerenciar documentos de uma empresa, consegue ser usado para a assinatura digital de documentos ou contratos empresariais.
Além dos demais benefícios que essa tecnologia apresenta e que vem, cada vez mais, conquistando espaço no mercado.
ECM: tecnologia que veio para ficar
Sabendo que o ECM é uma solução viável para gerenciar contratos digitais, você precisa conhecer algumas das suas vantagens que ainda não citamos neste artigo:
- Pouco risco de perda de documentos
- Uso do papel reduzido na empresa, conscientizando os colaboradores sobre a Importância da redução de resíduos para o meio ambiente
- Permite armazenar os documentos em nuvem, ampliando a segurança dos arquivos e mantendo um acesso compartilhado com máxima praticidade
Agora que você conhece um pouco mais sobre a facilidade em usar o ECM para gestão eletrônica de contratos, além de ser útil para recolher a assinatura digital, não deixe de apostar nessa tecnologia que vem ganhando espaço no mercado.
Ficou interessado(a) em conhecer mais sobre como o ECM pode ajudar a sua empresa com os contratos digitais?
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