No ano em que a tecnologia exigiu, mais do que nunca, que as empresas se reinventassem de todas as formas, a ferramenta de gestão de conteúdo (ECM) desponta como uma tendência que veio para ficar nos mais diversos setores. E inúmeros fatores são responsáveis pelo sucesso da solução, seja entre organizações que aderiram de uma vez por todas ao home office, ou entre aquelas que adotam a modalidade presencial, mas precisam mesclar alguns dias de teletrabalho para garantir a segurança da equipe.

Veja neste artigo por que o ECM já é uma tecnologia indispensável em qualquer negócio.

ECM, uma peça importante para inovar no negócio

A pandemia de COVID-19 mudou a maneira de se fazer negócio no mundo todo. Embora acompanhar as tendências tecnológicas para lidar com as demandas do mercado já fosse uma necessidade, o fato é que, após exigências de distanciamento social e home office, as transformações passaram a ocorrer em um ritmo ainda mais rápido.

No caso da gestão de documentos, por exemplo, não são poucas as empresas que armazenam inúmeros arquivos em depósitos ou na própria sede, entre registros de funcionários, documentos burocráticos da organização, notas fiscais, e-mails e outros dados importantes que se acumulam ao longo dos anos. Mas se mesmo com o trabalho presencial a localização de informações em meio ao excesso de papel já era uma dificuldade, hoje, com equipes enxutas e em home office, muitas companhias se deram conta de que esse desafio é uma perda de produtividade (e, consequentemente, de dinheiro) - que pode ser evitada com o uso da tecnologia. Assim, a tecnologia de gestão de conteúdo empresarial ECM pode até não ser recente, porém, neste ano conquistou definitivamente seu papel de destaque no mercado.

Mas afinal, quais as vantagens do ECM?

Perder tempo significa perder dinheiro. Mas um sistema de gestão de conteúdo ECM não agiliza apenas a localização dos arquivos, permitindo seu acesso por pessoas autorizadas dentro ou fora da empresa. As vantagens da gestão de documentos com a tecnologia vão muito além.

A solução permite armazenar os documentos em nuvem, ampliando a segurança dos arquivos e mantendo um acesso compartilhado com máxima praticidade. Outra vantagem é que, com a digitalização dos arquivos é possível promover o escritório paperless, ou seja, com uso do papel reduzido na empresa, conscientizando os colaboradores sobre a importância da redução de resíduos para o meio ambiente.

Como consequência da agilidade no acesso aos documentos e no compartilhamento, há menor risco de perda dos arquivos e aumento na produtividade, além de redução de custos em toda a empresa. E, se esses fatores já eram fundamentais em uma estratégia para alavancar a competitividade, em um cenário com equipes reduzidas e em modalidade total ou parcialmente em home office, agora são mais importantes do que nunca.

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