Informação é poder – e na nossa sociedade atual essa frase não poderia ser mais verdadeira. Em um ambiente no qual a informação flui livre e rapidamente, saber o que deve ser armazenado e de que maneira pode ser o “divisor de águas” na administração e gestão de uma empresa de sucesso.

Não é por acaso que inúmeras companhias têm apostado no gerenciamento de conteúdo corporativo, ou ECM. De acordo com um estudo feito pela Radicati, uma empresa de consultoria americana, o setor de ECM crescerá em todo o mundo, saltando de 5,1 bilhões de dólares em 2013 para 9,3 bilhões de dólares em 2017.

E por que, afinal, falar sobre ECM é tão importante? Quais os motivos que fazem esse setor despontar? Quais os benefícios reais que ele pode trazer para todos os tipos de negócios? Se você compartilha dessas dúvidas, continue a leitura!

Afinal, o que é gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM)?

Pode ser que você nunca tenha ouvido falar nesse termo, mas com certeza já sentiu a necessidade desse serviço no dia a dia do seu negócio. A gestão de conteúdo corporativo pode enganar algumas pessoas pelo nome, que podem acreditar que a técnica se baseia apenas na organização de documentos e informações de uma empresa.

Na verdade, o ECM é bem mais complexo e abrange todos os processos de uma corporação, buscando criar, capturar, armazenar, indexar, gerenciar, distribuir, preservar, publicar, pesquisar e arquivar todos os conteúdos relacionados aos processos específicos do seu negócio.

O primeiro passo é entender o que é chamado de conteúdo, que pode ser qualquer tipo de documento ou informação importante para a sua empresa, como uma imagem, um vídeo, um arquivo eletrônico, um e-mail, uma conversa entre um cliente e a sua marca, o conhecimento e as experiências dos funcionários e assim por diante.

Todos esses são dados essenciais que fazem o seu negócio ser o que é e trabalhar da maneira que trabalha. Por isso, é fundamental ter controle sobre eles, com métodos específicos que ajudem a mapear a geração dessas informações e maneiras eficientes de registrá-las, identificá-las, armazená-las, controlá-las e recuperá-las sempre que for necessário e de maneira eficiente dentro do dia a dia do seu negócio.

Por que o gerenciamento de conteúdo corporativo é vantajoso?

Na prática, nós já usamos o ECM em muitas atividades do nosso dia a dia, com inúmeras vantagens, mas acabamos não nos dando conta dessa importância. Um bom exemplo é o Imposto de Renda, que já nasce digital e que transformou totalmente a vida dos brasileiros. Para os empresários, essa digitalização é extremamente importante, porque agiliza a declaração e ainda a torna muito mais eficaz – já que não é preciso “caçar” no arquivo físico os documentos e registros essenciais para a declaração, reduzindo as chances de perdas de informações e de envio de dados incongruentes.

Além do Imposto de Renda, existem muitas outras empresas que já aplicam o ECM no seu dia a dia, principalmente àquelas que possuem um fluxo de documentos e de informações não estruturadas, como prontuários de RH, aprovação de crédito e workflow de notas fiscais. Em todas essas situações, o gerenciamento de conteúdo corporativo torna os processos mais rápidos, simples e automatizados, resultando em informações mais acessíveis e processos mais seguros e velozes, com redução de custos e aumento da eficiência.

Diante dessas situações, já deu para identificar algumas vantagens importantes do gerenciamento de conteúdo corporativo, não é mesmo? Veja algumas:

• redução do tempo de recuperação de informação, tornando seus processos mais rápidos e eficientes;
• otimização do espaço físico, já que existe uma avaliação da guarda de documentos físicos e sempre é estudada a possibilidade de substituir alguns desses itens por arquivos eletrônicos;
• redução na geração de documentos em papel, já que toda a tramitação da informação, a revisão, a aprovação, a assinatura, o conhecimento e o uso desses documentos podem ser realizados em ambiente digital, sendo que a impressão apenas acontece em casos específicos nos quais existe o requisito legal para a manutenção de uma cópia física;
• aumento da produtividade, uma vez que os fluxos padronizados e orientados aos melhores resultados também são implantados junto do ECM, melhorando os resultados de todas as equipes envolvidas e reduzindo o tempo de treinamento dos novos funcionários;
• aumento do controle sobre os processos internos, evitando que as suas equipes se dediquem à tarefas não tão importantes no momento ou que acabem perdendo prazos, por exemplo;
• eliminação do risco de fraudes, extravios e falsificação de documentos;
• possibilidade de integração com outros sistemas e tecnologias que já fazem parte do seu negócio;
• aumento da eficiência e da integração das suas equipes e dos seus setores, já que todas as informações essenciais para o desenvolvimento de suas funções estão facilmente acessíveis e os processos e as tomadas de decisões se tornam mais transparentes.

Como posso começar a implantar o gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) na minha empresa?

Após entenderem um pouco mais sobre o ECM muitos gestores acreditam que esse é um processo simples e fácil de ser implantado internamente, mas é preciso cuidado e atenção, tendo a garantia de que a sua equipe de TI é devidamente treinada e possui conhecimentos específicos para esse fim.

O que acontece hoje é que muitas empresas ainda entendem o ECM de forma simplificada, apenas realizando o mapeamento de processos com editores de texto e planilhas simples, sem conseguirem aumentar a sua eficiência e nem integrar os seus sistemas.

Se a sua empresa não possui experiência e expertise na área, o melhor a fazer é contratar uma terceirizada que tenha o foco na realização do ECM. Entenda que essa técnica vai muito além do que a simples captura e armazenamento de informações, mas se configura em uma verdadeira estratégia corporativa, aliando técnicas, métodos e ferramentas específicas e altamente tecnológicas que oferecem inteligência aos procedimentos organizacionais, permitindo a gestão eficiente de todas essas informações não estruturadas.

Por isso, o ideal é sempre encontrar uma empresa parceira e que seja especializada nesse setor, com tecnologia e técnicas adequadas para entender a sua realidade e necessidade e oferecer o melhor suporte possível.

Como você viu, o gerenciamento de conteúdo corporativo é uma ferramenta primordial para todas as empresas atualmente, ajudando a manter todo o conhecimento da empresa protegido, transformando seus processos e aumentando a sua produtividade e a sua eficiência. Já está convencido de que o ECM pode ser um aliado poderoso do seu negócio? Se você gostou desse conteúdo, curta a nossa página no Facebook e receba sempre dicas interessantes como essa!