Business Process Outsourcing ou Terceirização de Processos de Negócio (mais conhecida pela sigla BPO) é uma solução que vem conquistando cada vez mais espaço no mundo corporativo. Mas você sabe exatamente o que é BPO e por que essa tendência veio para ficar?

No post de hoje nós vamos te ajudar a entender esse conceito!

O que é BPO?

Como você viu acima, BPO significa Terceirização de Processos de Negócio. Ou seja, a empresa que contrata o BPO deixa sob responsabilidade da empresa contratada (especialista na ferramenta) tarefas que podem ser terceirizadas. E isso inclui qualquer tipo de processo, como o serviço de RH, de impressão e gestão de documentos ou de contabilidade.

Assim, o BPO envolve pessoas, sistemas e equipamentos, que trabalham de forma terceirizada para que a empresa contratante mantenha o foco em suas atividades fins. Consequentemente, com o BPO as companhias conseguem uma série de benefícios que não seriam obtidos se as tarefas fossem feitas com seus próprios recursos.

Como funciona o BPO de documentos?

O conceito é amplo, mas vamos exemplificá-lo neste post com uma das soluções mais eficientes de BPO: a gestão de documentos.

Nesse modelo de terceirização de serviços, o gerenciamento dos arquivos ocorre por meio de uma solução de Content Service, outrora chamada de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Ao contar com esse tipo de BPO, a empresa é servida por métodos, estratégias e ferramentas de seu fornecedor que controlam todo o fluxo de documentos na companhia. Desde sua criação (seja online ou offline, em papel ou digital - que, neste caso, tem a versão disponível no sistema) à gestão, distribuição, pesquisa e armazenamento.

Como resultado dessa organização de alta eficácia, fica muito mais fácil encontrar os arquivos, quando necessário. Além disso, a tecnologia de BPO de documentos garante que o acesso aos mesmos seja mais seguro, por meio de uma plataforma de dados na nuvem.

Por que aderir ao BPO de documentos em sua empresa?

O BPO permite que a empresa transfira os processos secundários para uma empresa especializada nos mesmos. E, assim, ao manter o foco em sua principal atividade, a empresa só tem a ganhar.

Dentre os benefícios proporcionados pelo BPO de documentos destacam-se:

• Aumento da produtividade: concentração da equipe nas tarefas primordiais da companhia; acesso fácil aos documentos procurados, por meio do software fornecido no serviço de BPO, que organiza todos os dados
• Redução de custos: o investimento em BPO de documentos é muito menor do que o valor que uma empresa gastaria para uma gestão de documentos interna, especialmente quando se leva em conta o tempo que seria dedicado a isso pela equipe
• Segurança da informação: redução do risco de perder informações por problemas nos computadores internos ou por extravio de documentos

Por fim, vale lembrar: o BPO é uma excelente solução para quem procura ser mais competitivo no mercado, porém, é preciso contar com empresas especializadas de alta qualidade para garantir que a gestão de documentos, por exemplo, seja realizada com total sucesso para seu negócio.

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