O formato econ\u00f4mico atual promove um comportamento de alto turn-over, ou seja, a rotatividade excessiva de funcion\u00e1rios, que se tornou uma realidade em departamentos de muitas empresas, e consequentemente dificulta (e muito) a gest\u00e3o e o alcance de metas. Isso porque, cada vez que um colaborador deixa o time, \u00e9 preciso iniciar todo um processo de busca por um substituto, investir novamente no treinamento dessa m\u00e3o de obra e ainda esperar pelo tempo de \u201cfamiliariza\u00e7\u00e3o\u201d com os processos internos.<\/p>\n
Al\u00e9m de tudo isso, a rotatividade das equipes ainda pode gerar outro problema muito grave: a perda de informa\u00e7\u00f5es e de conhecimentos que estavam apenas na mente do funcion\u00e1rio que saiu da empresa. E resolver essa situa\u00e7\u00e3o nem sempre \u00e9 uma tarefa simples para muitos gestores.<\/p>\n
Voc\u00ea se viu na realidade acima? Ent\u00e3o continue a leitura e veja as dicas que separamos para lidar com essa situa\u00e7\u00e3o de uma maneira mais eficiente e evitar perder conhecimentos importantes sobre seus processos devido \u00e0 rotatividade dos seus funcion\u00e1rios.<\/p>\n
O Gerenciamento de Processos de Neg\u00f3cios, tamb\u00e9m conhecido como BPM (do ingl\u00eas, Business Process Management) funciona de maneira a automatizar todos os seus processos internos, melhorando o controle dos gestores e ainda aumentando a produtividade.<\/p>\n
Na pr\u00e1tica, esse servi\u00e7o oferece um workflow dos processos, integrando v\u00e1rios sistemas e tecnologias que a empresa tem dispon\u00edvel, tornando a comunica\u00e7\u00e3o mais fluida e integrada entre os setores do seu neg\u00f3cio. Essa pr\u00e1tica favorece a ader\u00eancia a padr\u00f5es e conformidades.<\/p>\n
Essa tecnologia permite que os processos, suas atividades e papeis das pessoas, possam ser claramente definidos e controlados pelo sistema. Os processos passam a funcionar de forma mais aut\u00f4noma e com informa\u00e7\u00f5es mais claras e acess\u00edveis.<\/p>\n
Isso significa que, se somente um dos seus funcion\u00e1rios t\u00eam um m\u00e9todo inovador de fazer algo, essa ideia e pr\u00e1tica ser\u00e3o absorvidas pela empresa e compartilhadas com todos os times envolvidos \u2013 reduzindo as chances de que, quando esse colaborador deixar a empresa, o processo fique desfalcado pela falta dos conhecimentos que apenas ele possu\u00eda.<\/p>\n
Al\u00e9m disso, o BPM ainda pode trazer muitas outras vantagens para o seu neg\u00f3cio, como:
\n\u2022 aumento da produtividade, j\u00e1 que \u00e9 poss\u00edvel controlar prazos e a execu\u00e7\u00e3o das tarefas, evitando atrasos ou que as equipes se envolvam em tarefas n\u00e3o priorit\u00e1rias;
\n\u2022 maior controle administrativo, gra\u00e7as a emiss\u00e3o constante de relat\u00f3rios e acesso r\u00e1pido a diversos tipos de informa\u00e7\u00f5es, permitindo que os gestores saibam o que est\u00e1 sendo feito e por quem, com previs\u00f5es realistas do t\u00e9rmino de cada etapa;
\n\u2022 redu\u00e7\u00e3o de custos, j\u00e1 que suas equipes se tornar\u00e3o mais eficientes, reduzindo a necessidade de m\u00e3o de obra, horas extras e outros encargos que aumentam o seu financeiro;
\n\u2022 transpar\u00eancia em todos os processos, pois todos os membros do time t\u00eam acesso as informa\u00e7\u00f5es essenciais, tornando as suas equipes mais integradas e motivadas;
\n\u2022 possibilidade de integra\u00e7\u00e3o com outros sistemas e tecnologias j\u00e1 usados pela sua empresa, garantindo uma integridade total das informa\u00e7\u00f5es, evitando perda de dados ou de conhecimento.<\/p>\n
Outra solu\u00e7\u00e3o muito interessante e que pode ajudar no compartilhamento das informa\u00e7\u00f5es com todos os membros da equipe \u00e9 o Gerenciamento do Conte\u00fado Corporativo, tamb\u00e9m chamado de ECM (do ingl\u00eas, Enterprise Content Management).<\/p>\n
Esse tipo de servi\u00e7o permite que a empresa organize e arquive conte\u00fados e documentos ligados a todos os processos do seu neg\u00f3cio, facilitando o acesso a quaisquer informa\u00e7\u00f5es, no momento em que voc\u00ea precisar e onde voc\u00ea estiver.<\/p>\n
Novamente, voc\u00ea reduz o empoderamento do seu funcion\u00e1rio sobre as informa\u00e7\u00f5es cruciais para o seu neg\u00f3cio, colocando-as a disposi\u00e7\u00e3o de todos que possam precisar desses dados. Isso promove o conceito de continuidade do neg\u00f3cio e dos seus processos, mesmo com a mudan\u00e7a de times e equipes.<\/p>\n
Na pr\u00e1tica, esse servi\u00e7o permite que voc\u00ea entenda quais informa\u00e7\u00f5es e documentos s\u00e3o efetivamente relevantes para o seu dia a dia e as formas mais adequadas de armazenamento. Se existem dados que precisam ser constantemente acessados pelas suas equipes externas, os mesmos podem ficar armazenados em nuvem, sendo facilmente acessados tanto pelos computadores da sua empresa, como via mobile. Isso evita que dados cr\u00edticos de seu neg\u00f3cio fiquem perdidos em pen-drives, dispositivos ou aplicativos de uso pessoal.<\/p>\n
Outro exemplo, em hospitais, que tem uma alta demanda de dados e informa\u00e7\u00f5es dos pacientes, todos esses podem ficar em um arquivo digital, permitindo que, quando esse paciente retornar para um novo atendimento, todas as informa\u00e7\u00f5es pr\u00e9vias, como exames realizados, doen\u00e7as tratadas, alergias a medicamentos, entre outros, estejam facilmente dispon\u00edveis e possam ser acessados de modo r\u00e1pido e simples por qualquer membro da equipe m\u00e9dica.<\/p>\n
Essa mesma solu\u00e7\u00e3o pode ser usada em diversos tipos, ramos e portes de empresas, facilitando o acesso a informa\u00e7\u00f5es e dados e simplificando os processos, reduzindo a necessidade do arquivo f\u00edsico e de burocracias complexas.<\/p>\n
A tecnologia veio para contribuir (e muito) com a gest\u00e3o das empresas, transformando radicalmente a forma como s\u00e3o administradas, como fazem neg\u00f3cios e promovendo inova\u00e7\u00f5es que permitiram trabalhar de formas que n\u00e3o eram poss\u00edveis anteriormente. O avan\u00e7o tecnol\u00f3gico promove tamb\u00e9m um ciclo de melhoria cont\u00ednua de processos, que ajudam as empresas a reduzir custos e operar em maior escala.<\/p>\n
As empresas que sobreviveram a crises sucessivas foram aquelas que demonstraram capacidade de inovar em seus processos e modelos de gest\u00e3o, revertendo essas mudan\u00e7as como valor para o neg\u00f3cio. Continuamente, s\u00e3o criados v\u00e1rios tipos de solu\u00e7\u00f5es que podem ser aderentes \u00e0s mais variadas demandas que o seu neg\u00f3cio pode ter.<\/p>\n
Solu\u00e7\u00f5es inovadoras podem conferir um salto estrat\u00e9gico ou operacional que poder\u00e1 diferenciar o seu neg\u00f3cio dos concorrentes, seja em valor percebido no servi\u00e7o, custos operacionais reduzidos, novos servi\u00e7os, capacidade de escala, prazos menores, pol\u00edtica comercial sob demanda, entre outras.<\/p>\n
Em termos reais, a tecnologia permite automatizar processos e oferece meios para a administra\u00e7\u00e3o do neg\u00f3cio por meio de indicadores. O uso de tecnologias emergentes como a intelig\u00eancia artificial e a computa\u00e7\u00e3o cognitiva permitem que as m\u00e1quinas aprendam sobre o seu neg\u00f3cio, que permite uma melhor compreens\u00e3o das tend\u00eancias na evolu\u00e7\u00e3o de indicadores, compreens\u00e3o de acervos de documentos e at\u00e9 a automa\u00e7\u00e3o de canais de atendimento ao cliente com o uso de chatbots capazes de interpretar linguagem natural.<\/p>\n
Essas ferramentas, aliadas a processos claramente definidos e instrumentos de gest\u00e3o do conhecimento, cria meios para que se promova uma cultura de engajamento (veja a pr\u00f3xima dica), que favorece que todos os membros compreendam seus papeis e contribuam com seus conhecimentos, documentando todas as a\u00e7\u00f5es e evitando que informa\u00e7\u00f5es importantes acabem sendo perdidas. Investir em tecnologia pode ser o diferencial que falta para tornar a sua gest\u00e3o mais eficiente e evitar que a rotatividade de funcion\u00e1rios interfira nas suas rotinas administrativas.<\/p>\n
Claro que todas essas s\u00e3o solu\u00e7\u00f5es importantes, mas n\u00e3o s\u00e3o suficientes se voc\u00ea, como gestor, n\u00e3o pensar em pol\u00edticas empresariais que favore\u00e7am a comunica\u00e7\u00e3o e a colabora\u00e7\u00e3o dos seus funcion\u00e1rios. \u00c9 preciso que a sua cultura empresarial seja de troca de conhecimentos e de integra\u00e7\u00e3o dos membros da equipe, promovendo uma cultura de engajamento, que cria um ambiente seguro e favor\u00e1vel a essa participa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
O paradigma do \u201cfantasma da demiss\u00e3o\u201d ainda faz com que funcion\u00e1rios retenham e criem reposit\u00f3rios de informa\u00e7\u00e3o sob seus escopos de autoridade, que lhes d\u00e3o uma falsa sensa\u00e7\u00e3o de seguran\u00e7a e estabilidade em seus cargos. Novos projetos de tecnologia, mal comunicados, que anunciam automa\u00e7\u00f5es, podem tamb\u00e9m gerar inseguran\u00e7a pelo medo do funcion\u00e1rio ser substitu\u00eddo por uma m\u00e1quina.<\/p>\n
Projetos de automa\u00e7\u00e3o podem liberar funcion\u00e1rios de atividades essencialmente operacionais, abrindo oportunidades para que eles atuem em assuntos mais estrat\u00e9gicos, que revertem maior valor para o neg\u00f3cio. Isso foi o mesmo que aconteceu com as ondas de terceiriza\u00e7\u00f5es nos anos anteriores.<\/p>\n
N\u00e3o adianta contar com sistemas modernos, se os colaboradores n\u00e3o se sentem \u00e0 vontade a dar novas ideias e sugest\u00f5es ou a propor novos m\u00e9todos e procedimentos. Crie um ambiente que favore\u00e7a a comunica\u00e7\u00e3o e a integra\u00e7\u00e3o e tamb\u00e9m que ajude a reduzir o alto turn-over, evitando os problemas trazidos por essa situa\u00e7\u00e3o, melhorando os seus benef\u00edcios, treinando a sua m\u00e3o de obra e melhorando o clima organizacional.<\/p>\n
Como voc\u00ea pode notar, existem muitas solu\u00e7\u00f5es que garantem que o conhecimento dos seus colaboradores ser\u00e3o bem aproveitados dentro da sua empresa, evitando que ele se perca caso seus times sejam renovados. Mas, para isso, \u00e9 essencial que voc\u00ea como gestor favore\u00e7a essa troca de conhecimentos e tente criar um ambiente agrad\u00e1vel para todos, motivando seus funcion\u00e1rios a contribu\u00edrem com a sua empresa.<\/p>\n
Gostou desse conte\u00fado? Ainda tem alguma d\u00favida sobre o tema? Converse com a gente!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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