Trabalhar no regime de home office já é uma realidade para muitas empresas, mesmo que parcialmente. Mas, em tempos de COVID-19, a modalidade se tornou ainda mais popular.

Se até então sua organização ainda não havia considerado oferecer essa possibilidade à equipe, você já pensou que essa pode ser uma oportunidade de a empresa se reinventar? Com o home office é possível traçar estratégias que impactam positivamente no negócio e usufruir de benefícios que vão além dos dias de recomendação para que haja o isolamento social por conta do coronavírus.

Essa pode ser a luz de otimismo em meio à escuridão do pessimismo necessária para sua empresa dar o próximo passo e se destacar no mercado!

ECM, BPM, RPA e muito mais: tecnologias que ajudam a colocar o home office em prática

As ferramentas digitais são indispensáveis para fazer do home office uma prática de sucesso. Isso porque elas facilitam tanto a execução das tarefas pelo colaborador que está longe do escritório, quanto o contato entre a equipe e os gestores.

Neste contexto, incluem-se:

• Sistemas de gestão de documentos

Com o ECM, é possível ter acesso aos arquivos armazenados em nuvem com praticidade, além de máxima organização e gestão completa dos documentos, realizada de forma totalmente digital. Qualquer colaborador autorizado pode conferir dados e acrescentar textos, planilhas e outros formatos ao arquivo digital da empresa, independentemente de onde estiver. Ou seja, o ECM, centraliza a ideia de trabalho colaborativo, que não deve ser perdida mesmo remotamente.

• Software de BPM

Com o Sistema de Gerenciamento de Processos é possível modelar e mapear todos os processos da empresa. Na prática, isso significa que, mesmo à distância é possível visualizar se há gargalos e ociosidades no workflow dos departamentos, atuando mais rápido para corrigi-los. Do lado dos profissionais, estes podem receber tarefas, executá-las e mostrar à chefia, por meio do sistema, que estão concluídas. A plataforma Trello também é uma boa dica para quem vai implantar o home office e busca promover a transparência nos projetos, organizando as tarefas e demandas de forma eficiente, acompanhando o progresso de cada etapa com precisão.

• Inovação do RPA

É possível, ainda, integrar o sistema BPM a ferramentas de Processo de Automação Robótica (RPA), bastando programar o robô para executar tarefas repetitivas de qualquer lugar, com toda a eficiência que a inteligência artificial pode proporcionar, sem qualquer intervenção humana. A solução pode ser de grande ajuda para colaboradores que atuam com a separação de documentos, conferência de contas a pagar e a receber e outros processos administrativos, por exemplo, permitindo que o colaborador se dedique a outras tarefas importantes para a empresa, enquanto está em home office.

• Um passo à frente com IoT

Enquanto a saúde das pessoas deve ser preservada, com a população dentro de casa pelo máximo de tempo possível, a Internet das Coisas (IoT) mostra que pode ser uma grande aliada para empresas onde a produção não pode parar. Afinal, com esse recurso é possível controlar as máquinas e equipamentos a partir de qualquer lugar. Com um sistema inteligente, gestores podem se manter informados, por exemplo, sobre o status e produtividade do maquinário, das frotas da companhia e até mesmo dos indicadores da produção.

• Home office com upgrade na comunicação: WhatsApp, Skype, Hangouts e outros APPs

A ideia de alguns gestores ultrapassados sobre a dificuldade de comunicação com um colaborador em home office não faz sentido em uma época com tanta tecnologia, onde todos estão conectados de forma contínua. Hoje não é possível apenas monitorar o trabalho da equipe à distância, por meio dos softwares inteligentes, mas também entrar em contato com os profissionais de forma prática e rápida, graças ao uso de aplicativos de mensagens instantâneas e até ferramentas para a realização de vídeo-conferências. Em outras palavras, além de enviar mensagens para a equipe por e-mail, ou por uma plataforma que organiza os envios em tópicos, como o Slack, é possível criar um grupo no WhatsApp e estabelecer reuniões semanais ou com qualquer outra frequência necessária pelo Skype ou Hangouts.

Chatbot: atendimento de qualidade para seus clientes, estejam onde estiverem

A princípio, deixar a equipe em home office pode parecer preocupante por conta do atendimento direto aos clientes, em alguns setores. Contudo, essa preocupação também não é válida, especialmente com a possibilidade de implantação de um chatbot para lidar com a demanda, 24h, 7 dias por semana.

Com a ferramenta, é possível atender o público com respostas de alta qualidade, filtrando todas as solicitações para que apenas os casos mais complexos cheguem aos atendentes humanos, quando necessário. Isso evita a sobrecarga do Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC), esteja ele reduzido no escritório, ou disponível remotamente.

E o melhor: as vantagens do chatbot, assim como os benefícios do home office, também perduram, ultrapassando os dias de isolamento social. Afinal, a facilidade para entrar em contato com as empresas, de forma digital, é uma necessidade constante em qualquer época.

Qualidade de vida e economia: vantagens do home office que beneficiam equipe e empresa a qualquer momento

Finalmente, é importante frisar que a modalidade de home office não traz apenas melhorias à qualidade de vida da equipe, que evita transtornos com trânsito e tem mais horas livres para desfrutar com a família e colocar o sono em dia. Além da motivação dos profissionais, que cresce com o estímulo à qualidade de vida e impacta positivamente na produtividade, sua empresa reduz custos quando opta pelo trabalho remoto.

Afinal de contas, uma vez que os profissionais atuam em casa, é possível economizar com as contas de internet, energia e outros insumos, além de eliminar a despesa com o vale transporte para o deslocamento dos colaboradores. Trata-se, então, de uma estratégia para inovar a empresa com base na confiança entre as pessoas e as ferramentas tecnológicas.

Confira outras dicas para alavancar a produtividade em sua empresa de forma criativa, indo além do home office. Acompanhe nossa página no Facebook e no LinkedIn!