Você já pensou em contar com uma ferramenta digital que possibilite organizar e administrar com precisão todos os arquivos da empresa - inclusive os impressos? A solução de gerenciamento de conteúdo corporativo foi criada para suprir essa necessidade.

Desde seu surgimento no mercado, evoluiu de siglas que ficaram conhecidas no meio corporativo como GED, ECM e Content Services. No entanto, muitos ainda subestimam o poder dessa tecnologia. Se você está entre eles, veja a seguir por que essa inovação é mais valiosa para qualquer negócio do que imagina!

Fim da perda de documentos - e do transtorno para encontrá-los

Todas as empresas já passaram por situações como essa: gerentes e diretores solicitam que o departamento faça o levantamento de documentos específicos o mais rápido possível, mas, na hora, encontrar os arquivos torna-se uma tarefa demorada e, às vezes, sequer é concluída.

Isso porque, sem um sistema que concentre os arquivos, é realmente difícil localizar informações específicas em meio ao imenso volume de papéis corporativos. Tanto no caso de arquivos que nasceram digitais ou que foram digitalizados posteriormente.

Porém, com um GED, ECM ou Content Services, solução que têm a função de promover um gerenciamento de conteúdo corporativo nas empresas, o cenário é transformado radicalmente. Afinal, a ferramenta é personalizada para as necessidades de cada empresa e engloba sistema e estratégia que visam trazer às companhias uma gestão completa de todos os arquivos produzidos diariamente nos departamentos. Isso inclui textos, imagens, vídeos, e-mails e até conversas de aplicativos de mensagens, por exemplo. E a melhor parte é que a gestão de documentos ocorre em todas as fases do mesmo, de sua criação até o armazenamento.

Para esse gerenciamento, a solução conta com softwares específicos, dotados de inteligência artificial, capazes de identificar tipos de documento e dados de seu conteúdo de forma automática, por exemplo, dados de compra em notas fiscais, determinado nome do cliente nas páginas de um processo ou limite de valores nas contas a pagar pela organização. Ou seja, a aplicação de um GED, ECM ou Content Services é abrangente: vai de uma transportadora e escritórios de advocacia a indústrias.

O que as empresas ganham com uma tecnologia tão potente? Ao localizar dados com precisão e rapidez, economizam dinheiro, tempo e alavancam sua produtividade.

Documentos organizados e seguros em todo o ciclo, graças ao gerenciamento de conteúdo corporativo

Outro aspecto positivo imprescindível proporcionado pelo gerenciamento de conteúdo corporativo é a segurança. O sistema de armazenamento de dados na nuvem permite, além da maior organização, controle total sobre as informações. Consequentemente, isso não impacta apenas na agilidade na localização dos arquivos, mas também no acesso rigoroso e inteligente a eles.

Com a redução do extravio de documentos, há segurança de dados sigilosos fundamentais para a estratégia da companhia. E isso é só o começo: a economia também faz parte desse contexto, já que o sistema evita que a equipe faça fotocópias e reimpressões desnecessárias - algo comum em cenários de perda de documentos, onde não há Content Services.

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