Ter uma boa gestão de documentos e de conteúdo, de forma eficaz, que pode ser proporcionada por uma solução ECM, é fundamental em todos os mercados. Dentre eles, o setor da educação, onde a preservação de documentos se torna uma questão com implicações legais, além das rotinas acadêmicas, a administração de prontuários de alunos e outros documentos administrativos se torna uma questão estratégica, além de meramente operacional para escolas, faculdades e universidades. Nesse contexto, quais são as implicações legais e como um software de gestão de documentos pode tornar a administração mais inteligente nesse tipo de negócio? Veja a seguir!

Secretaria acadêmica digital com gestão de documentos eficiente

Você já ouviu falar em digitalização do acervo acadêmico? O termo, presente no decreto 9.235/ 2017 e também na portaria no 315/2018 (onde constam exigências quanto à regulação, supervisão e avaliação do ensino superior no país), refere-se à obrigatoriedade da instituição guardar e gerenciar todo o seu arquivo acadêmico. Ou seja, a documentação e os registros dos estudantes. Mas como fazer isso até o final do prazo para a adequação, abril de 2020? A resposta: com a ajuda do ECM. Afinal, uma solução personalizada de GED, ECM ou Content Services possibilita total controle sobre esse grande volume de informações. Além de garantir o fácil acesso aos itens, a solução ainda garante a integridade e segurança dos arquivos ao longo do tempo, o que é muito útil em qualquer negócio - além do educacional. Em outras palavras, além de auxiliar as universidades no cumprimento da lei, o ECM ainda leva a soluções mais rápidas no departamento - como emissões de certificados e históricos.

Agilidade na matrícula de alunos com a solução ECM

Melhor do que começar a tratar todo o seu arquivo legado, digitalizando os prontuários antigos dos alunos da instituição (e acredite, isso pode ser MUITA coisa), uma boa iniciativa é fazer com que o prontuário já comece na forma digital. A chave para essa iniciativa é tratar o processo da matrícula dos alunos. Ao invés de se produzir ou exigir fotocópias de inúmeros documentos, eles poderão ser digitalizados no momento da matrícula, com a aplicação de certificado digital, conferindo validade ao arquivo produzido daquele documento digitalizado. Os documentos podem ser digitalizados em scanners ou em impressoras multifuncionais que contam com uma tecnologia que permite que aplicativos sejam instalados nesses dispositivos e outros periféricos como leitores de certificados digitais sejam acoplados para a aplicação do certificado em cada documento digitalizado. Os documentos digitalizados de cada aluno são organizados em um prontuário eletrônico que é organizado em um acervo digital dentro de uma solução de ECM (sigla em inglês para Gestão de Conteúdo Empresarial) para a gestão do conteúdo, que passa a ser a ferramenta de controle e dessa base de documentos, que permite fácil acesso no sistema através de um portal em página web, que controla acessos e consultas. Pela experiência, o processo convencional e manual para gerenciar tais dados pode ser extremamente complexo, demandar competências de bibliotecônomo e tomar muito tempo da equipe. Porém, quando se conta com um sistema ECM a agilidade e a eficiência são notáveis. Isso porque é possível organizar os arquivos que ficam apenas em meio digital, ou que são digitalizados posteriormente (como cópias de documentos). A partir da tecnologia embarcada na impressora, os dados são indexados e armazenados de forma inteligente no ambiente do ECM, que pode funcionar integrado com o sistema acadêmico. Assim, a busca pelas informações de cada aluno, a fim de checar sua situação na instituição, por exemplo, se torna muito mais rápida e precisa, graças à tecnologia.

Chatbot para "destravar" o atendimento

Outra ferramenta que transforma a administração no setor da educação é o chatbot. Com a solução, é possível disponibilizar atendimento automatizado, 24h, para que alunos e pais de alunos tirem dúvidas sobre processos burocráticos da escola, entre eles, a matrícula, emissão de segunda via de boletos, pareceres da secretaria acadêmica, requerimentos, entre outras solicitações. Basta programar um robô para este objetivo e ele estará sempre à disposição para ajudar os profissionais humanos a darem conta das solicitações. A escola ou universidade em que você trabalha ainda enfrenta problemas pela falta de uma gestão de documentos eficiente? Entre em contato com a NeoCognitiva e solicite uma demonstração gratuita do ECM para saber como, na prática, a solução pode transformar a instituição!