ECM x Google Drive: qual é melhor para gestão de conteúdo da minha empresa?
Se sua empresa percebeu que é hora de se atentar à gestão de conteúdo, provavelmente já considerou o uso do ECM ou do Google Drive. Mas qual será a melhor ferramenta para manter a organização dos arquivos em seu negócio?
Veja neste artigo um comparativo que vai ajudar você a fazer a escolha certa para não colocar em risco as informações da companhia.
Criado em 2012, o serviço de armazenamento de arquivos é um dos mais conhecidos no setor corporativo, já que é uma das aplicações do Google. Pequenas empresas costumam procurar essa alternativa gratuita diante da dificuldade de gerenciar documentos, pois, para usar o Google drive, basta cadastrar um Gmail válido.
A plataforma conta com editor de texto, planilha, apresentações em slides e função de agenda. Seus dados armazenados em nuvem também podem ser acessados pelo celular, ao informar o e-mail e a senha cadastrada.
É possível compartilhar os documentos entre aqueles que têm acesso às pastas - desde que o criador das mesmas faça a liberação do acesso. No entanto, há limitações: a organização dos arquivos é de responsabilidade dos criadores dos arquivos e pode haver dificuldades na pesquisa, ao buscar determinadas informações no drive. Além disso, no plano gratuito, disponível para pessoa física ou jurídica, é possível armazenar apenas 15GB em arquivos.
Ao contrário do Google Drive, o sistema de Gestão de Conteúdo Empresarial é desenvolvido especificamente para empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. Deste modo, o software é personalizado e flexível, ou seja, se adapta às necessidades mais específicas de cada negócio.
Em outras palavras, possui maior capacidade de armazenamento, permitindo salvar conteúdos “pesados” em diversos formatos (texto, imagem, vídeos, entre outros). Isso facilita para que as companhias possam aderir a uma gestão paperless, sem preocupação com a guarda de arquivos que se acumularam ao longo de muitos anos.
Outra vantagem é que o gerenciamento por meio do ECM ocorre de forma totalmente automatizada, em todo o ciclo de vida dos arquivos. Com isso, há organização nas fases de captura, gerenciamento, armazenamento, preservação e entrega dos documentos. O resultado desse fluxo otimizado é a redução de custos e a maior eficiência no trabalho dos envolvidos, que precisam dos dados o mais rápido possível, todos os dias. Afinal, os processos padronizados para a pesquisa e armazenamento, por exemplo, evitam erros manuais que poderiam até mesmo refletir na perda de produtividade e na exclusão de informações importantes.
Todas as informações disponibilizadas em nuvem pelo sistema ECM também ficam acessíveis pelo celular e outros dispositivos, para pessoas autorizadas (o que facilita em caso de home office ou viagens a trabalho). Com o adicional de que as informações ficam mais seguras do que se estivessem apenas salvas no computador ou em outras plataformas, já que a tecnologia possui métodos específicos para garantir a segurança dos dados.
Diante deste comparativo, é possível que você prefira ver, na prática, se a gestão de conteúdo por ECM traz mesmo redução de custos e eficiência no workflow, certo? Solicite uma consultoria gratuita da NeoCognitiva e saiba como nosso ECM pode ajudar sua empresa agora mesmo!
Veja neste artigo um comparativo que vai ajudar você a fazer a escolha certa para não colocar em risco as informações da companhia.
A gestão de documentos da empresa com Google Drive
Criado em 2012, o serviço de armazenamento de arquivos é um dos mais conhecidos no setor corporativo, já que é uma das aplicações do Google. Pequenas empresas costumam procurar essa alternativa gratuita diante da dificuldade de gerenciar documentos, pois, para usar o Google drive, basta cadastrar um Gmail válido.
A plataforma conta com editor de texto, planilha, apresentações em slides e função de agenda. Seus dados armazenados em nuvem também podem ser acessados pelo celular, ao informar o e-mail e a senha cadastrada.
É possível compartilhar os documentos entre aqueles que têm acesso às pastas - desde que o criador das mesmas faça a liberação do acesso. No entanto, há limitações: a organização dos arquivos é de responsabilidade dos criadores dos arquivos e pode haver dificuldades na pesquisa, ao buscar determinadas informações no drive. Além disso, no plano gratuito, disponível para pessoa física ou jurídica, é possível armazenar apenas 15GB em arquivos.
A gestão de conteúdo com ECM
Ao contrário do Google Drive, o sistema de Gestão de Conteúdo Empresarial é desenvolvido especificamente para empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. Deste modo, o software é personalizado e flexível, ou seja, se adapta às necessidades mais específicas de cada negócio.
Em outras palavras, possui maior capacidade de armazenamento, permitindo salvar conteúdos “pesados” em diversos formatos (texto, imagem, vídeos, entre outros). Isso facilita para que as companhias possam aderir a uma gestão paperless, sem preocupação com a guarda de arquivos que se acumularam ao longo de muitos anos.
Outra vantagem é que o gerenciamento por meio do ECM ocorre de forma totalmente automatizada, em todo o ciclo de vida dos arquivos. Com isso, há organização nas fases de captura, gerenciamento, armazenamento, preservação e entrega dos documentos. O resultado desse fluxo otimizado é a redução de custos e a maior eficiência no trabalho dos envolvidos, que precisam dos dados o mais rápido possível, todos os dias. Afinal, os processos padronizados para a pesquisa e armazenamento, por exemplo, evitam erros manuais que poderiam até mesmo refletir na perda de produtividade e na exclusão de informações importantes.
Todas as informações disponibilizadas em nuvem pelo sistema ECM também ficam acessíveis pelo celular e outros dispositivos, para pessoas autorizadas (o que facilita em caso de home office ou viagens a trabalho). Com o adicional de que as informações ficam mais seguras do que se estivessem apenas salvas no computador ou em outras plataformas, já que a tecnologia possui métodos específicos para garantir a segurança dos dados.
Diante deste comparativo, é possível que você prefira ver, na prática, se a gestão de conteúdo por ECM traz mesmo redução de custos e eficiência no workflow, certo? Solicite uma consultoria gratuita da NeoCognitiva e saiba como nosso ECM pode ajudar sua empresa agora mesmo!
