O surgimento de novas tecnologias acompanha a demanda cada vez mais específica das empresas, trazendo soluções completas para garantir um processo rápido e fácil. A tecnologia ECM é uma delas.

Mas você sabe como, exatamente, essa solução otimiza os processos e aprimora a organização dos documentos corporativos?

Descubra no artigo de hoje!

ECM, o Sistema de Gerenciamento de Conteúdo

ECM (Enterprise Content Management) é a sigla em inglês para Gestão de Conteúdo Empresarial. A tecnologia é uma "evolução" do conceito de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e já vem se transformando em uma versão mais inovadora do conceito, chamada de Content Services.

O ECM ou Content Services englobam ferramentas, estratégias e métodos para organizar e gerenciar de forma completa o fluxo de documentos nas empresas, em todas as fases dos mesmos: criação ou captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, limpeza, distribuição, publicação e arquivamento.

Com esse conjunto de tecnologias, é possível gerenciar tanto os documentos criados offline, que foram digitalizados, quanto aqueles que já "nasceram" digitais.

Como funciona o sistema de gestão de documentos ECM ou Content Services?

Diariamente empresas de todos os segmentos criam inúmeros conteúdos, em formato de texto, imagem ou vídeo. Por esse motivo, para ter controle sobre todos os documentos, é preciso investir em métodos de organização que ajudem a mapeá-los e registrá-los de forma eficiente, a fim de facilitar sua localização sempre que necessário. Nesse contexto entra o ECM, ou o Content Services.

Com o ECM ou o Content Services é possível:

• Importar e-mails e buscar informações nos mesmos, sempre que necessário
• Salvar arquivos de chat da empresa, otimizando a organização dos históricos (e o uso dos mesmos)
• Armazenar arquivos de vídeo, etc.

Vale lembrar que a tecnologia ECM ou de Content Services é personalizável, ou seja, conta com as ferramentas necessárias para solucionar o problema específico de cada empresa.

Uma dessas ferramentas, por exemplo, é o sistema OCR full text (sigla em inglês para Reconhecimento Óptico de Caracteres), capaz de ler a página digitalizada e converter todo o conteúdo da mesma em texto novamente. Dessa forma, o conteúdo torna-se pesquisável, ou seja, é possível localizar nele as palavras e trechos buscados pela empresa (como para resolver questões jurídicas com determinado funcionário).

Outro exemplo é a solução OCR zonal que, dentro do ECM ou Content Services, permite localizar no documento informações que ficam em determinado espaço do arquivo. Com isso é possível que a empresa estabeleça comparativos entre todas as contas recebidas, com base no valor total, que fica sempre no mesmo lugar do documento. O resultado: mais agilidade no setor de contas a pagar.

Benefícios do sistema de gerenciamento de conteúdo

Com o sistema de gestão de documentos é possível visualizar todo o fluxo da documentação e, com isso, os processos corporativos se tornam mais simples e automatizados. Consequentemente, a empresa reduz custos e aumenta sua eficiência e produtividade.

Outras vantagens do gerenciamento de conteúdo corporativo são:

• Redução do risco de extravio e falsificação de documentos
• Possibilidade de integração com tecnologias que já fazem parte do dia a dia da empresa
• Redução do número de documentos em papel, contribuindo com o meio ambiente
• Otimização do espaço físico, já que os arquivos permanecem em meio digital
• Organização dos processos de toda a empresa

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