A cena é comum em qualquer empresa que não costuma gerenciar documentos da forma adequada: papéis a perder de vista no escritório, demora na localização de arquivos (especialmente mais antigos) e entrave nos demais processos por conta da burocracia e da falta de métodos para a organização de documentos no setor administrativo.

O cotidiano em uma companhia sem uma solução de gestão de documentos pode ser um verdadeiro obstáculo ao crescimento e à competitividade. Porém, felizmente, a tecnologia é uma poderosa aliada para resolver esse problema. Quer saber por quê? Continue a leitura!

ECM: a solução de gestão de documentos que evolui sob medida para atender as empresas

Os primórdios da gestão de conteúdo remetem ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), entre o final da década de 1980 e o início de 1990. A solução, de acordo com definição da Association for Information and Image Management (AIIM) já se tratava de métodos de captura e armazenamento de documentos nas companhias, com o objetivo de organizá-los de forma estruturada. No entanto, conforme as necessidades das empresas foram aumentando, com relação à gestão de documentos, o GED foi aprimorado, e uma nova definição surgiu: o ECM.

A solução ECM, também segundo a AIIM, não se resume a uma tecnologia, afinal, abrange técnicas, métodos e ferramentas utilizadas para gerenciar documentos em todas as suas fases e formatos (texto, imagem, vídeo, planilha, e-mail, etc): captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, limpeza, distribuição, publicação e arquivamento. Com um sistema ECM, arquivos originalmente digitais (ou que foram digitalizados posteriormente) podem ser localizados facilmente.

Apesar de ser uma solução completa, hoje, o termo e o conceito de ECM vêm passando por uma nova transformação, a fim de melhorar ainda mais a gestão de documentos nas empresas. Em 2016, levando em conta o avanço da Internet das Coisas (IoT), do armazenamento dos dados em nuvens, do mobile, da inteligência artificial no apoio ao reconhecimento automatizado de documentos e no auxílio das buscas, aliados ao gerenciamento de conteúdo corporativo, tudo isso empacotado como serviço (SaaS, PaaS e IaaS), a consultoria Gartner sugeriu um novo termo para o sistema: Content Services.

O fato é que a ferramenta de gestão de conteúdo está em constante evolução, com foco em trazer facilidades e mais eficiência para as empresas, na hora de lidar com os documentos.

Conceito paperless, aumento da produtividade e economia: as razões para gerenciar documentos com tecnologia

O que não faltam são benefícios nas empresas que decidem gerenciar documentos com uma solução GED, ECM ou Content Services. Por englobarem uma série de ferramentas, aplicáveis ou não a cada negócio, de acordo com suas necessidades mais específicas, as soluções trazem, na prática, vantagens que vão muito além dos escritórios:

- Redução de custos: a economia de tempo e de dinheiro com o uso de um ECM é clara, uma vez que as pessoas encontram rapidamente os arquivos e o extravio destes diminui na companhia.

- Produtividade: a facilidade de encontrar documentos e a organização dos mesmos em toda a empresa resulta em máxima produtividade nos departamentos.

Consequentemente, a equipe pode direcionar seus esforços a outras atividades estratégicas da empresa.

- Conceito paperless: o desperdício de papel é prejudicial para a empresa e também para o meio ambiente. Porém, com uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo ou Content Services esse problema também é amenizado. Afinal, todos os arquivos ficam disponíveis em formato digital para que a organização possa gerenciar os documentos de forma segura e prática.

Se você ficou interessado em saber mais sobre como gerenciar documentos com a solução em constante evolução conhecida como GED, ECM ou Content Service, fale agora com a NeoCognitiva. Nossos especialistas estão prontos para mostrar, na prática, como a tecnologia pode ser a chave para sua empresa crescer ainda mais!