Diariamente empresas de todos os segmentos de atuação elaboram e distribuem diversos documentos pelos departamentos, seja no formato virtual ou físico. Em meio a tantas informações, localizar os arquivos desejados é um grande desafio. Para solucionar esse problema, surgiram os softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conhecidos como ECM (Enterprise Content Management).

Saiba como escolher a melhor solução de gestão de documentos para sua empresa no artigo de hoje.

Gestão de documentos: qual a necessidade da empresa?

Atualmente há diferentes opções de sistemas de gerenciamento de documentos, porém, as funcionalidades presentes em cada um variam. Por isso, antes de decidir por um software, é preciso identificar quais são as necessidades da empresa, com relação a esse fluxo de arquivos.

Ao saber quais informações e documentos são importantes para serem arquivados, é muito mais fácil encontrar o método adequado para isso, como um sistema de arquivo físico, ou por meio do armazenamento dos dados digitalizados em nuvem, como é o caso do ECM.

Com essas informações, é possível pesquisar pelo sistema com as funcionalidades adequadas para o seu caso, que otimizarão o fluxo e a gestão dos documentos conforme sua necessidade.

Instalação e usabilidade do software

Não basta ter um software de gestão completo, se ele for de uso complexo e de difícil instalação. Afinal, a ferramenta ficará sob responsabilidade dos funcionários que a utilizarão e será instalada nos computadores da empresa.

Portanto, considere a usabilidade da solução (se é possível integrá-la aos sistemas que já existem na empresa), a estrutura que sua organização possui para implantá-la, e a disponibilidade para treinar a equipe que a colocará em prática.

Segurança eletrônica

Além de funcional, o software de gestão de documentos corporativos deve ser seguro, afinal, nele ficarão conteúdos sigilosos e importantes. Deste modo, é imprescindível optar por uma solução que proteja suas informações e inclua um sistema de backup para assegurar que os dados não serão perdidos.

Suporte adequado

O sistema de gestão de conteúdo deve contar com um suporte confiável, para o caso de falhas na plataforma, ou de dúvidas quanto ao uso das funcionalidades.

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