Diariamente empresas de todos os segmentos de atuação elaboram e distribuem diversos documentos pelos departamentos, seja no formato virtual ou físico. Em meio a tantas informações, localizar os arquivos desejados é um grande desafio. Para solucionar esse problema, surgiram os softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conhecidos como ECM (Enterprise Content Management).
Saiba como escolher a melhor solução de gestão de documentos para sua empresa no artigo de hoje.
Atualmente há diferentes opções de sistemas de gerenciamento de documentos, porém, as funcionalidades presentes em cada um variam. Por isso, antes de decidir por um software, é preciso identificar quais são as necessidades da empresa, com relação a esse fluxo de arquivos.
Ao saber quais informações e documentos são importantes para serem arquivados, é muito mais fácil encontrar o método adequado para isso, como um sistema de arquivo físico, ou por meio do armazenamento dos dados digitalizados em nuvem, como é o caso do ECM.
Com essas informações, é possível pesquisar pelo sistema com as funcionalidades adequadas para o seu caso, que otimizarão o fluxo e a gestão dos documentos conforme sua necessidade.
Não basta ter um software de gestão completo, se ele for de uso complexo e de difícil instalação. Afinal, a ferramenta ficará sob responsabilidade dos funcionários que a utilizarão e será instalada nos computadores da empresa.
Portanto, considere a usabilidade da solução (se é possível integrá-la aos sistemas que já existem na empresa), a estrutura que sua organização possui para implantá-la, e a disponibilidade para treinar a equipe que a colocará em prática.
Além de funcional, o software de gestão de documentos corporativos deve ser seguro, afinal, nele ficarão conteúdos sigilosos e importantes. Deste modo, é imprescindível optar por uma solução que proteja suas informações e inclua um sistema de backup para assegurar que os dados não serão perdidos.
O sistema de gestão de conteúdo deve contar com um suporte confiável, para o caso de falhas na plataforma, ou de dúvidas quanto ao uso das funcionalidades.
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