O mundo mudou e a tecnologia está cada vez mais presente no dia a dia das pessoas. Justamente por isso, é inegável a sua importância também dentro das empresas. Contar com soluções específicas pode lhe ajudar a gerir melhor o seu negócio, reduzir os custos de operação, tornar-se mais produtivo e, claro, ter acesso a informações e dados precisos que guiarão adequadamente a sua tomada de decisão.

Nesse sentido, as informações gerenciais são extremamente importantes e contar com um sistema adequado as suas necessidades é fundamental para garantir mais autonomia aos gestores e ainda mais clareza nas suas ações.

Se você não possui um histórico claro e eficiente de informações gerenciais, como poderá, por exemplo, definir em quais setores são necessárias ações para reduzir custos? Ou como entender qual é o momento certo para expandir sua atuação com uma nova filial, por exemplo?

Um sistema de informações gerenciais lhe ajudará nesses e em muitos outros sentidos, oferecendo dados precisos sobre seus departamentos e áreas e fazendo com que você tenha uma visão muito mais completa e real da sua empresa. Quer começar a ter um histórico de informações gerenciais, mas não sabe como? Veja essas etapas fundamentais:

1- Analise o seu negócio

Cada empresa possui um cenário próprio e necessidades diferentes de sistemas de informação. Antes de optar por uma solução específica é essencial que você avalie qual é a sua necessidade e os pontos mais críticos para a sua gestão.

Por isso, é importante entender quais são os setores que mais necessitam de atenção na sua empresa, os pontos que geram, por exemplo, perda de produtividade ou de dinheiro, os processos que podem ser automatizados e as formas de gerar um aumento da receita.

Algumas empresas podem, durante essa análise, perceberem que consomem muito dos seus recursos com papéis e impressões. Um sistema de informações gerenciais trabalhará no sentido de entender a real necessidade de todas essas impressões e buscar tornar os processos mais simples e menos burocráticos, reduzindo os custos de operação.

Por isso, essa análise é extremamente importante e garantirá que o desenvolvimento da solução será feita sob medida para a sua realidade.

2- Mapeie os seus processos

Depois de analisar os seus setores é hora de compreender de que modo funcionam os seus processos e pensar em quais deles é possível garantir maior autonomia e menos gasto de tempo e de energia. Será que os seus setores estão integrados e possuem uma comunicação adequada? Ou é comum que um setor tome uma decisão que impacte os demais sem entender a realidade das outras áreas da empresa?

Infelizmente, essa ainda é uma realidade em negócios de portes e tamanhos variados, o que acaba gerando desentendimento, problemas em cumprir prazos, produtos ou serviços diferentes do acordado com o cliente e, claro, perda de eficiência e de mercado.

Processos automatizados ajudam a sua empresa a crescer, mas é preciso que essa automação seja fácil de ser implementada no dia a dia dos seus funcionários e faça sentido para as suas necessidades.

Ao analisar friamente os seus processos, tente entender quais são as suas principais necessidades, quais setores não conseguem se comunicar adequadamente, em quais pontos ou etapas você está perdendo tempo e eficiência e quais pontos precisam ser melhorados.

Um bom sistema de informações gerenciais permitirá que você tenha maior controle administrativo, reduza seus custos, automatize processos e melhore a comunicação entre os setores.

3- Procure um especialista

Existem várias soluções tecnológicas que podem lhe ajudar a resolver inúmeros problemas e questões que atrapalham o dia a dia da sua empresa e impedem que ela cresça. Mas, para encontrar uma que seja pensada e trabalhada de forma específica para o seu negócio é fundamental contar com o auxílio de um especialista.

Converse com ele sobre a análise e o mapeamento que você executou e entenda as soluções propostas. A partir dessa conversa, a empresa de tecnologia poderá começar a moldar as melhores soluções de informações gerenciais, também entendendo o perfil de cada um dos funcionários e as formas de simplificar as rotinas.

O especialista poderá lhe apresentar opções de sistemas que ajudem a gerenciar o seu financeiro (como contas a pagar, a receber, relatórios de movimentação do caixa, entre outros), a acelerar seus resultados, a gerenciar seus processos ou a tornar a sua equipe mais sinérgica.

4- Treine suas equipes

Após definir a solução e implementá-la é fundamental que os seus funcionários saibam como extrair o máximo da ferramenta e passem a incorporá-la no seu dia a dia. Embora as soluções sejam sempre pensadas para serem intuitivas e fáceis de usar, é importante que as suas equipes se acostumem com a nova rotina.

Por isso, treine todos os seus funcionários para que eles lancem as informações adequadas no sistema e consigam extrair dele os dados de que necessitam para realizarem suas funções.

Por exemplo, se você notou que havia uma dificuldade da sua equipe de compras de estimar a quantidade necessária de itens mensais e está usando um sistema de controle do estoque integrado, é fundamental que os responsáveis por fazerem as compras criem o hábito de acessar o novo sistema e consigam entender as informações que ele oferece.

Como aproveitar ao máximo o meu sistema de informações gerenciais?

Mesmo após implementar as novas soluções, é preciso que os gestores consigam extrair também o máximo desses sistemas. Trabalhar com o histórico das informações e saber compará-los e entender os cenários são ótimas maneiras de melhorar a sua tomada de decisão.

Após um tempo de implementação, você deverá conseguir criar relatórios de todas as movimentações realizadas dentro da sua empresa, obtendo um cenário mais fidedigno do seu negócio e, claro, ajudando você a entender:

• quais setores têm um custo maior de operação;
• como seus processos internos afetam a sua produtividade;
• qual é a flutuação de vendas dentro de um determinado período;
• como está o seu fluxo de caixa;
• quais são as principais ameaças ao seu negócio;
• e inúmeras outras análises.

Depois desses passos ficou mais fácil entender a importância de ter um sistema de informações gerenciais e como encontrar a solução ideal para o seu negócio? Se você ainda ficou com alguma dúvida sobre esse assunto, deixe um comentário pra gente!