A rotina em uma empresa é repleta de processos e documentos. Mas a volumosa troca de informações costuma ser um desafio quando os arquivos estão distribuídos em pastas a perder de vista, em formato físico ou digital. E os problemas, que só podem ser solucionados com um bom GED, ECM ou Content Services não param por aí.

Veja no artigo de hoje 3 indícios de que é hora de ter um bom sistema de gestão de documentos em sua empresa!

1. Perda de documentos (ou dificuldade para encontrá-los) é algo frequente nos departamentos

É raro encontrar uma companhia que não tenha dificuldade para encontrar documentos em meio ao amontoado de papel ao longo dos anos. São milhares de e-mails, notas fiscais, atas de reuniões, registros de funcionários e outros arquivos impressos (e reimpressos) que, por falta de organização dos dados, acabam se perdendo em arquivos físicos ou até mesmo nos computadores de cada gestor. E, por não constarem na base de um software de gerenciamento de conteúdo, que faz parte do sistema conhecido como GED, ECM ou Content Services (termo mais atual), todas essas informações tornam-se inacessíveis em qualquer departamento.

O resultado: um verdadeiro desperdício de dinheiro, papel e do tempo dos colaboradores, que precisam vasculhar inúmeros locais em busca de um documento que, às vezes, sequer será encontrado.

2. Queda na produtividade por conta de um arquivo desorganizado

Falando no desperdício do tempo da equipe com a monótona tarefa de localização de arquivos, outro grave problema que advém da falta de um ECM é a queda na produtividade. Afinal, a desorganização dos documentos impede que o talento do profissional seja aproveitado em áreas realmente estratégicas para a empresa.

Com dados estruturados e codificados de modo que um computador encontre a informação rapidamente, o potencial humano do colaborador é melhor desenvolvido - o que é benéfico para ele e para a organização.

3. Falta de segurança das informações corporativas que gera prejuízos

Da mesma forma que arquivos podem ser extraviados ou falsificados, a segurança dos dados pode ser comprometida por conta de acessos indevidos aos documentos. E o prejuízo financeiro é apenas um dos impactos negativos disso, já que o vazamento de informações confidenciais pode comprometer o negócio, em casos mais graves.

Por que ter uma solução GED, ECM ou de Content Services é a resposta?

Um sistema GED, ECM ou de Content Services torna a gestão de documentos automatizada, de forma rápida, eficiente e completa. Isso ocorre porque a solução engloba ferramentas, estratégias e softwares, aplicados a cada empresa de forma personalizada, que gerenciam todo o fluxo de documentos, em cada uma das etapas e ciclo de vida - da criação ao armazenamento dos mesmos.

Dessa forma, todos os arquivos em meio digital (e-mails, planilhas, documentos fiscais, entre outros) ficam à disposição apenas dos responsáveis (o acesso é controlado e permite auditoria), evitando o vazamento de dados, a queda na produtividade por conta desorganização e, consequentemente, reduzindo os custos da empresa.

Um exemplo prático de como seria a eficiência do gerenciamento de conteúdo com ECM está na queda cedimento do viaduto da Marginal Pinheiros, em São Paulo (SP), em novembro de 2018. A falta de um sistema de gestão de documentos nesse caso fez com que o projeto de engenharia da época da construção, necessário para o reparo, (que não havia sido digitalizada) demorasse quase duas semanas para ser encontrada. Com um ECM, os dados da obra seriam digitalizados e poderiam ser acessados facilmente, agilizando o conserto do viaduto e evitando o prejuízo aos cofres públicos e reduziria sensivelmente os impactos e os transtornos provocados aos cidadãos da cidade por conta desse incidente.

Ter um GED, ECM ou Content Services é apenas o começo para tornar sua empresa mais eficiente. Quer conhecer outros métodos para multiplicar sua eficácia no mercado? Baixe nosso e-book gratuito "Metodologias para alta performance e eficiência empresarial".