Content Services - Gerenciamento do Conteúdo Corporativo - NeoCognitiva

Content Services – Gerenciamento do Conteúdo Corporativo

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Qual empresário nunca sofreu na hora de encontrar aquele documento importante quando mais precisava? Em uma sociedade tão informatizada e com um volume de dados alto como é a nossa, pode ser difícil entender quais itens realmente precisam ser arquivados e quais podem ser dispensados.

Essa falta de controle faz com que os espaços físicos destinados ao arquivo estejam cada vez mais lotados, sem que isso signifique, necessariamente, eficiência ou estratégia na hora de gerir documentos e informações das corporações.

Nesse sentido, o gerenciamento de conteúdo corporativo (ou Content Services) surgiu como uma alternativa interessante e que pode ser o que faltava para deixar o seu negócio ainda mais competitivo e menos burocrático. Quer saber mais? Confira as informações importantes que trouxemos!

O que é gerenciamento do conteúdo corporativo “Content Services”?

Como o próprio nome sugere, o gerenciamento do conteúdo corporativo busca, através de um conjunto de métodos, estratégias e ferramentas, capturar, armazenar, gerir, preservar e disponibilizar o conteúdo corporativo de uma instituição.

Isso, na prática, se configura em:

  • Delimitar a entrada de documentos ou informações no sistema;
  • Gerenciar o uso e as normas padrões de organização dos documentos e informações para que estes possam ser facilmente encontrados e utilizados pelos usuários cadastrados no sistema;
  • Armazenar por meio de uma infraestrutura adequada que permita o gerenciamento de toda a informação e documentos;
  • Preservar de acordo com cuidados específicos e adequados a aumentar a duração do documento, promovendo um arquivamento correto;
  • Disponibilizar a informação ou o documento de acordo com as necessidades do usuário e sempre que as mesmas forem solicitadas.

Assim, é possível entender exatamente quais são as necessidades de arquivamento de uma empresa, com uma análise profunda sobre quais documentos e informações são relevantes e merecem ser arquivadas – e qual o método mais adequado para essa finalidade, como digitalizando as informações e disponibilizando-as em nuvem, ou mantendo uma cópia em um arquivo físico.

Os sistemas de content services são fáceis de usar e capazes de tornar o dia a dia dos gestores muito mais ágil, sendo que, geralmente, a partir de uma digitalização ou um fax, é possível estabelecer uma série de processamentos e entregas de informações em vários destinos previamente definidos, tudo isso ao mesmo tempo.

Será que meu negócio precisa de uma solução Content Services?

Se você chegou até esse conteúdo, provavelmente já notou uma dificuldade bem visível na sua empresa no que se refere à capacidade de gerir o excesso de documentos em papel e as informações não estruturadas. Essa situação pode levar a gargalos importantes, com situações problemáticas na hora de processar, armazenar e acessar todos esses dados.

Isso torna difícil ter acesso a documentos importantes quando necessário ou até mesmo acompanhar processos vitais para o seu negócio.

Quer um exemplo? Um dos pontos que mais apresentam problemas, em diversas empresas, é em relação aos documentos relativos aos empréstimos e financiamentos. Se um documento estiver faltando, pode ser difícil conseguir o financiamento, ou até mesmo acompanhar o seu pagamento e o desenrolar ao longo dos anos. Uma situação que pode ser facilmente revertida com uma solução content services.

Este excesso de documentos e informações arquivadas sem nenhuma hierarquia e método – e sem ter utilidade prática no dia a dia, pode ser responsável por gerar burocratização e lentidão dos processos, dificuldade em gerir informações vitais para o seu negócio, falta de organização e de dados que permitam tomadas de decisões mais assertivas, perda de produtividade e, claro, muito estresse.

Todos esses são sinais claros de que o seu negócio precisa começar a pensar hoje mesmo em uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo, capaz de dar mais agilidade ao seu dia a dia e mais tranquilidade nas suas ações e nos seus procedimentos internos.

Quais as vantagens de uma solução content services?

Contar com uma solução content services no seu negócio pode trazer inúmeras vantagens muito interessantes, como:

Conformidade e gestão de documentos

Com o aumento do número de auditorias e de legislações específicas regulando inúmeros setores, a conformidade e a gestão de documentos tem se tornado indispensável para o bom funcionamento das empresas.

Recentemente, as empresas que exportam itens alimentícios aos EUA, por exemplo, tiveram que adequar os seus sistemas de content services para poderem continuar funcionando de acordo com as regulações da FDA (Food and Drug Administration), órgão regulador norte-americano.

Isso porque o órgão governamental tem o poder de realizar o recolhimento obrigatório de todos os alimentos considerados não seguros. E, parte desse procedimento, exige que todos os fabricantes forneçam à FDA acesso remoto aos seus documentos e registros, facilitando investigações e auditorias.

Um bom sistema de content services pode ser crucial nesse – e em muitos outros casos – facilitando as auditorias externas e internas e ainda a conformidade dos documentos à legislação nacional e internacional, evitando multas e problemas maiores.

Possibilita o trabalho versões sempre atualizadas dos documentos

Imagine uma empresa que possui várias equipes de vendas, mas cada uma trabalha com uma lista diferente de valores e condições de pagamento, além de contarem com formulários de pedidos distintos e não padronizados.

É claro que o caos estaria instalado nesse negócio. Mas, apesar disso, muitas empresas ainda realizam algo semelhante à situação descrita acima, sem conseguirem interligarem seus setores.

Com um sistema de gerenciamento do conteúdo corporativo todos os seus setores poderão, facilmente, gerir os documentos essenciais para as suas rotinas, além de terem um controle de versão e revisão, impedindo que erros como o citado acima aconteçam.

Assim, com o sistema adequado, empresas grandes ou pequenas podem centralizar a gestão de alteração dos documentos, com sincronização até mesmo offline para usuários remotos, assegurando que todos os usuários cadastrados terão acesso à versão mais recente e atualizada do documento ou da informação em questão.

Na rotina de um hospital ou de uma clínica, por exemplo, essa certeza é essencial para que todos os pacientes sejam atendidos de forma correta, contando com um histórico médico ou de tratamentos fidedigno.

Controle adequado de todas as suas informações

Nenhuma empresa quer acumular papéis, porém nenhuma deseja perder informações vitais. Imagine o caos em um setor de seguros, caso alguma apólice seja perdida ou ainda um documento essencial sobre o processamento de sinistros.

E isso engloba as informações que não estão em papel, como troca de e-mails, planilhas em Excel, documentos em Word e assim por diante.

Contar com uma solução content services permite que todas as informações essenciais para o seu negócio estarão salvas e disponíveis aos usuários cadastrados, sem excesso de papéis ou falta de organização, oferecendo muito mais segurança para as suas rotinas empresariais.

Aumento de produtividade

Empresas que ainda não contam com uma solução content services podem ter processos burocráticos complicados, além de vários funcionários designados para coletar e arquivar informações em um local físico.

Tudo isso leva a morosidade e a dificuldade de implementar procedimentos rápidos e eficientes, tornando a tomada de decisão menos assertiva e dificultando o gerenciamento do negócio.

Com um sistema de gerenciamento do conteúdo corporativo, você terá acesso a dados e informações precisas, além de conseguir otimizar os seus procedimentos internos, reduzindo a burocracia e a necessidade de mão de obra.

Como escolher o sistema de gerenciamento do conteúdo corporativo?

Já está convencido de que um sistema de gerenciamento do conteúdo corporativo é a melhor forma de agilizar seus procedimentos e aumentar a sua produtividade? Então saiba que, na hora de escolher o melhor sistema, é muito importante que a solução seja pensada e desenvolvida de acordo com a sua necessidade.

Para isso, uma análise completa da sua empresa deverá ser feita pelos criadores do sistema, entendendo o seu modelo de negócios, as suas necessidades e expectativas e encontrando a alternativa que ofereça exatamente o que você e seus usuários precisam.

Além disso, lembre-se de conferir a idoneidade e a respeitabilidade da marca parceira, optando por àquelas que sejam líderes de mercado e que tenham experiência sólida atuando nesse setor.

Quer saber mais sobre como um sistema de gerenciamento conteúdo corporativo pode funcionar para a sua realidade? Entre em contato agora mesmo com um dos nossos consultores e saiba como podemos ajudar a sua empresa a ir ainda mais longe!