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BPO de Documentos

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Em um mercado cada vez mais competitivo, nem sempre é fácil encontrar soluções realmente viáveis que ajudem a tornar a sua empresa mais eficiente e com custos reduzidos de operação. Uma das maiores dificuldades dos gestores é com determinados processos que, embora não façam parte do core business, são essenciais no dia a dia do negócio.

Existem muitos itens que podem se caracterizar nesse ponto, entre eles está a gestão dos documentos e informações relevantes para a empresa, e a quantidade de papéis e burocracia que envolve esses setores.

Para tentar melhorar essa situação, hoje já existe uma solução muito interessante que é o BPO de documentos. Quer saber mais sobre esse assunto e descobrir se essa é uma boa ideia para a sua empresa? Continue a leitura!

O que é BPO de documentos?

BPO vem do inglês Business Process Outsourcing ou, em português, terceirização de processos do negócio. E, como o próprio nome indica, ele é realizado na terceirização de atividades que não são o foco principal da atuação das empresas.

O BPO pode ser feito em inúmeras áreas, com soluções desenvolvidas de maneira personalizada, de acordo com as necessidades e dificuldades de cada empresa. Algumas das áreas que mais usam BPO são os setores de gerenciamento das informações, com serviços como: BackOffice guarda, gestão e digitalização de documentos, seleção de informações, redução de documentos físicos, auditoria da informação, entre outros.

Um serviço de BPO de documentos, portanto, é algo bem amplo e que busca entender a necessidade da sua empresa no sentido de informação e de documentação, visando tornar os processos menos burocráticos, reduzir a necessidade de papel, organizar os itens indispensáveis para as suas rotinas administrativas e indicar os itens que devem ou não ser salvos e em qual periodicidade.

Nesse sentido, uma solução de BPO de documentos pode agrupar vários outros serviços e sistemas, como o gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM), worflow e automatização dos fluxos de trabalho, digitalização e arquivamento em nuvem de dados importantes e até a guarda física de itens mais importantes.

Como a minha empresa pode se beneficiar com um BPO de documentos?

Ainda não está claro de que forma o BPO de documentos pode impactar positivamente o seu negócio? Então pense em quanto de tempo, dinheiro e mão de obra você perde separando e organizando documentos e informações em um arquivo físico.

Pense no quanto de horas de trabalho dos seus funcionários você poderia economizar se essas informações ficassem acessíveis de forma simples a todos os usuários cadastrados, podendo ser facilmente acessadas via mobile, por um smartphone ou tablet.

Imagine a seguinte cena: o seu setor de contabilidade está buscando reduzir os impostos que incidem sobre a sua empresa. Para isso, eles estão analisando todos os tributos que foram pagos nos últimos 5 anos, visando encontrar maneiras legais de restituir alguns créditos.

Porém, se essa documentação não estiver catalogada e acessível, poderá ser difícil realizar esse serviço, o que pode se traduzir em impostos pagos a mais e que não poderão ser restituídos, justamente por falta de provas dessas contribuições.

O mesmo pode ocorrer no dia a dia de um hospital, por exemplo, em que não existe controle sobre os dados e as fichas médicas de pacientes que já foram consultados no estabelecimento. Isso significa um tratamento incompleto e ineficiente aos pacientes – que pode até mesmo colocar em risco as suas vidas.

Com um serviço adequado de BPO de documentos você poderá organizar de forma eficiente todos os documentos e informações que sejam importantes para todos os setores da sua empresa, facilitando o acesso dos seus funcionários a esses dados e dando muito mais confiança na tomada de decisão dos gestores.

Em ambas as situações que citamos, um bom BPO de documentos poderia resolver o problema facilmente. Bastaria acessar o sistema e encontrar rapidamente a informação desejada, sem papelada, sem perda de tempo e, claro, sem perder nenhum dado importante.

Quais as vantagens que o BPO de documentos pode trazer a minha empresa?

Após ler o tópico anterior, já deu para notar que o BPO de documentos pode ser um parceiro importante na hora de tornar a sua empresa muito mais eficiente, não é mesmo? Veja mais algumas vantagens que essa solução pode trazer ao seu negócio.

Redução dos recursos financeiros e humanos

Arquivos físicos costumam significar custos altos com manutenção de espaços e equipes próprias destinadas a organizarem todo o tipo de informação. São horas de trabalho que nem sempre trazem o resultado esperado.

Além disso, quando uma informação é necessária, os demais profissionais precisam se dirigir até o arquivo, fazer uma solicitação formal e aguardar até que o documento seja localizado. Uma burocracia enorme e que não favorece a produtividade.

Com o BPO de documentos todas as informações estão acessíveis rapidamente em um sistema online, reduzindo os seus custos de recursos financeiros e humanos, e tornando os seus processos mais rápidos e eficientes.

Segurança na manutenção das informações

A verdade é que nenhuma empresa deseja acumular papéis, mas também não deseja perder informações essenciais para o seu funcionamento. Porém, o receio de perder esses itens pode se reverter em um arquivo nada funcional ou prático, tornando complicado encontrar o que precisa – e até mesmo levando a perdas ocasionais de documentos e informações.

Vivemos em uma era digital, em que muitas vezes um dado crucial para alguma operação pode estar perdido em alguma pasta de e-mail ou em um arquivo em Excel, por exemplo. Ter todos esses dados convertidos em um só sistema ajuda a manter seguras todas as informações essenciais para o seu negócio, não comprometendo nenhuma das suas operações.

Maior eficiência nos processos

Inúmeros processos e decisões empresariais estão baseados em dados, documentos e informações importantes. Por isso, ter acesso a todas elas de forma simples e rápida é extremamente importante, tornando os processos internos mais ágeis e menos burocráticos.

Essa rapidez e fluidez entre os setores podem significar vantagens competitivas interessantes, levando o seu negócio a se diferenciar e até mesmo a reduzir os seus custos operacionais, com soluções inteligentes e inovadoras.

Como encontrar a solução de BPO de documentos ideal para o meu negócio?

Está convencido de que um BPO de documentos pode ser o que faltava para tornar o seu negócio mais competitivo e dinâmico? Pois saiba que é muito importante que essa solução seja pensada e planejada para a sua realidade.

Por isso, conte com uma empresa parceira com experiência e know-how de mercado na área de gestão de conteúdos empresariais e de soluções inovadoras em paperless, capaz de compreender e estimar a sua necessidade, oferecendo serviços e soluções sob medidas para a sua necessidade, que sejam realmente capazes de trazer benefícios reais a sua gestão.

Gostou de saber mais sobre BPO de documentos? Quer contar com essa solução na sua empresa? Entre em contato com um dos nossos consultores e descubra como podemos ajudá-lo a ir ainda mais longe!