GED, ECM ou, ainda, Content Services, são termos que remetem a uma tecnologia poderosa, capaz de trazer às empresas mais organização, redução de custos, e aumento da produtividade. Mas como a solução leva as companhias a esse resultado?

Veja a seguir como um sistema de gestão de conteúdo corporativo impacta empresas de qualquer segmento de forma positiva!

Gestão de documentos personalizada e eficiente

A implantação de um sistema ECM (Gestão de Conteúdo Empresarial), agora evoluído para Content Services, é motivada por diferentes problemas enfrentados pelas empresas todos os dias, com relação aos documentos. Para cada uma dessas "dores", há uma ferramenta ideal, em todas as fases do arquivo, da criação ao armazenamento.

Ou seja, o sistema ECM/ Content Services é construído de forma personalizada, englobando método, ferramenta e estratégia que, juntos, resolvem esses problemas.

Assim, é possível tornar os processos que envolvem a documentação (como a procura por arquivos) muito mais ágeis, o que resulta em otimização do tempo (aumento da produtividade), redução de custos e até aumento dos lucros da empresa.

Por que com Content Services as empresas vão mais longe?

São muitas as ferramentas que compõem um sistema de Content Services. Mas, como regra geral, o objetivo de todas elas é fornecer um meio para que a organização, busca, armazenamento e controle dos documentos sejam tarefas mais fáceis.

Isso porque as companhias possuem muitos departamentos e, diariamente, são muitos os arquivos que circulam internamente por eles, ou mesmo entre todos eles. Dessa forma, o risco de extravio de papéis ou da demora na análise dos arquivos, por exemplo, é grande, o que toma tempo da equipe e pode causar sérios prejuízos, como qualquer outra falha no processo.

Os sistemas que fazem parte do ECM ou Content Services visam minimizar riscos como esses. Com a solução é possível ter uma gestão completa de documentos físicos (que passam a ser digitalizados e organizados de forma prática, por meio do software) e também digitais (planilhas, arquivos de texto, históricos de e-mails, etc).

Alguns exemplos de vantagens das ferramentas de ECM ou Content Services:

• Fim do malote comum: o custo de envio de malotes é alto e pode resultar em perda ou atraso da documentação. Porém, com ferramentas digitais que integrem as informações em um único sistema, todos os departamentos podem enviar arquivos uns para os outros, sem a necessidade do malote. E o melhor: isso também é válido para várias unidades de uma mesma empresa, em diferentes lugares do mundo.
• Aproveitamento da equipe: desperdiçar talentos é um sério problema para qualquer empresa. Com as ferramentas de Content Services não é necessário ter tantas pessoas para organizar e procurar informações no arquivo físico, entre outras tarefas relacionadas à documentação. O resultado: a equipe é melhor aproveitada em atividades realmente pertinentes a seu cargo.
• Aumento da produtividade: existem ferramentas de Content Service extremamente inteligentes, que permitem encontrar o documento a partir de poucas palavras digitadas na busca pelo arquivo, graças a uma estruturação precisa dos dados no sistema. Com isso, há aumento da produtividade, já que é possível encontrar em segundos o que, antes, poderia até levar horas.
• Redução de custos: o maior impacto positivo da implantação do ECM ou Content Services, junto à produtividade, é a redução de custos. Afinal, a organização e o controle das informações são fundamentais para que as atividades da empresa fluam de maneira eficiente.

Que tal implantar a tecnologia inovadora de Content Services em sua empresa e garantir maior produtividade e lucro para a companhia? Fale com a NeoCognitiva!